Почему приобретение 1С:ERP – это не покупка товара?

Статья подготовлена по мотивам диалога с представителем одного из предприятий, в ходе подготовки к проекту. Вопросы, которые мы рассмотрим в статье, нередко задаются потенциальными заказчиками и, надеемся, они будут интересны широкому кругу читателей.

Когда вы идёте в магазин и покупаете там либо телефон, либо машину, то выбираете эти товары по определённым критериям. Например, старый телефон меняете на более современный, более продвинутый, с бо́льшим количеством функций, либо автомобиль на механике меняете на машину с автоматической коробкой передач, где вместо трёх педалей водителю предлагается только две – в обоих случаях вы понимаете, за какие функции платите деньги. Вы читаете характеристики товара перед покупкой и предполагаете, что заявленные функции будут работать так, как указано в характеристике товара. Как же обстоят дела, когда вы покупаете 1С:ERP? Уместно ли сравнивать приобретение автоматизированной системы с покупкой товара?

Приобретая 1С:ERP, вы не покупаете вещь с набором характеристик – вы покупаете методологию и алгоритмы, а это продукт совершенно другого свойства. Он может повести себя неожиданно для вас и не оправдать ваши ожидания только потому, что вы представляли себе работу этого продукта одним образом, а он работает совершенно по-другому. Мы все знаем, что такое телефон, что такое автомобиль. Но что такое методология, которую реализовал поставщик продукта? Есть разные методологии планирования, например, DBR (теория ограничений), ERP, MRP, MRPII, APS, расчёт расписаний в MES и пр. Две разные системы могут решать одну и ту же задачу, но по разным методикам.  Известны случаи, когда в одном и том же продукте, но в разных его версиях – методология планирования разная. Поэтому при выборе ERP-системы недостаточно прочитать о характеристиках и функциях системы. Надо её обязательно протестировать на реальных бизнес-процессах предприятия и определиться, насколько соответствует методология продукта и реализованная модель процессов потребностям бизнеса. Такое «тестирование» будет значительно сложнее и трудозатратнее, чем тест-драйв автомобиля.

Нужна ли 1С предприятию?

Когда башмаки изнашиваются – приходит время их менять на новые. Владелец сам определяет удобный для себя момент. Как правило, старая обувь удобнее и комфортнее в использовании, а новые ботинки надо разнашивать, что бывает весьма болезненно. Пример аналогичный переходу на 1С:ERP. Клиенты, которые хотят поменять свою старую систему на что-то более новое современное, задаются вопросом – нужно ли менять и что даст такой переход?

В компании ИТРП мы предлагаем клиентам cформулировать вопрос по-другому: не что вам даст переход, а решит ли 1С:ERP те бизнес-задачи, которые поставило руководство? Что требуется в общем, какие процессы надо улучшить, как хотим их улучшить в результате автоматизации? Если есть понимание в этом вопросе, тогда можно двигаться дальше и определять, позволит ли 1С:ERP достигнуть поставленных задач с учётом специфики предприятия.

А если идти не от бизнес-задач, а от функциональности системы – как понять, какие выгоды нам даст переход? Как можно выбрать новую обувь, не зная, для чего она нужна? Будем ли мы заниматься в ней спортом, либо вальсировать на званом вечере. Поэтому сначала идут цели, а потом уже инструменты, иначе получается «давайте возьмем инструменты и посмотрим, каких целей мы достигнем».

При этом бывают ситуации, когда бизнес-задачи не сформулированы на предприятии, но есть потребность упростить работу пользователей в системе. Как поступить в этом случае, чтобы выявить бизнес-задачи?

Самое простое – поговорить с менеджерами и выяснить, что в текущей рабочей системе не устраивает, что бы они хотели видеть в новой системе. В любом случае у руководителей должно быть видение, в каком направлении следует улучшать процессы, например, своевременного обслуживания клиентов, своевременного выполнения заказов, прослеживаемости заказов, управления качеством, как минимизировать замораживание денег в материалах, брак и пр. Параметров много, которые можно проработать, понять, что улучшить, и на основе этого сформировать требования к системе. Например, типовая задача экономистов – разобраться, какая продукция выгодна, какая невыгодна по маржинальному рейтингу. 1С:ERP позволяет достаточно точно посчитать себестоимость продукции, разложить её по компонентам, видеть переменные затраты в себестоимости и др.

Когда переходить на 1С:ERP?

Во-первых, все зависит от того, насколько хорошо на предприятии работает старая система, есть ли задачи, которые хотелось бы в ней решить, но непонятно, как их решать. Насколько срочно требуется решить эти задачи? В 1С:ERP намного более развито́й функционал и при необходимости также можно подключать типовые функции. Методология предполагает сквозную автоматизацию бизнес-процессов. Это значит, что учетные документы хозопераций формируются как конечная точка процесса.

Во-вторых, принять обоснованное решение о переходе можно только после моделирования бизнес-процессов в виде контрольного примера на ваших данных с настройками ERP, которые отражают особенности предприятия. Моделирование – это описание бизнес-процессов, которое детально определяет порядок работы пользователей, их последовательность. Описываются в динамике все бизнес-процессы, в том числе, что будет происходить при тех или иных отклонениях. Например, клиент отказался от заказа, клиент скорректировал дату выпуска, клиент изменил номенклатуру, количество, поменялась спецификация – все эти отклонения нужно обязательно проработать, проверить, как они будут отрабатываться в системе. Моделирование производится с участием функциональных заказчиков – этот процесс итерационный. Один из важнейших результатов моделирования – понимание заказчиком методологии, реализованной в системе.

Будем рады поделиться своими наработками и опытом – обращайтесь!

Авторы статьи: Татьяна Дунаева, Николай Лисин.