1С:Документооборот 8

«1С:Документооборот» позволяет:

• Контролировать задачи и поручения, полностью формализует не только документооборот, но и управление задачами.
• Упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе.
• Сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов.
• Повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет повышения качества коммуникаций между сотрудниками и стандартизации шаблонов документов.

«1С:Документооборот» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться на любых предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. 

Также данную конфигурацию можно интегрировать с ERP-системой и адаптировать под специфику конкретной организации.

Функциональные возможности «1С:Документооборот 8»

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д;,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов, задач и поручений;
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Совместное использование «1С:ERP»
и «1С:Документооборот КОРП

Реализована бесшовная интеграция 1С:Документооборот КОРП и 1С:ERP. В результате непосредственно в системе 1С:ERP будет доступен весь функционал и интерфейс 1С:Документооборот. 1С:Документооборот КОРП встраивается в 1С:ERP и позволяет организовать управление документооборотом в 1С:ERP. 

Структура решения «1С:ERP Управление предприятием 2» в интеграции с «1С:Документооборот КОРП»:

Сравнение версий

Технология выполнения проектов внедрения 1С:Документооборот

По результату переговоров с заказчиком мы рекомендуем программные продукты, которые необходимы заказчику, готовим дорожную карту проекта и предварительно оцениваем сроки и стоимость работ. Если переговоры завершатся успешно, мы заключаем с заказчиком договор на внедрение.

Этап 1. Предпроектное обследование компании
от 1 до 2 недель

Проводим до начала основных работ. Быстро выясняем ключевые сведения о компании, которые необходимы, чтобы спланировать работу по проекту: виды документов, бизнес-процессы, организационная структура, цели внедрения, решаемые задачи и другие системы, с которыми потребуется интеграция.
По итогам обследования мы предоставляем заказчику отчет, в котором зафиксирована вся важная для проекта информация, а также уточняем объем и стоимость последующих работ.

Этап 2. Моделирование
от 3 до 6 недель

Во время моделирования мы пытаемся работать в системе от лица заказчика. При этом мы используем информацию о его документах, клиентах, поставщиках, персонале и регламентах.
Мы встречаемся с руководителями подразделений и опытными сотрудниками заказчика, выясняем, как они работают, и пытаемся воспроизвести последовательность их действий в системе на небольшой выборке реальных данных.
В ходе моделирования мы описываем свойства документов, с которыми будем работать, а также готовим схемы бизнес-процессов работы с документами, которые согласовываем с заказчиком.
Затем мы готовим в системе примеры работы с документами и бизнес-процессами и проводим для сотрудников демонстрацию — показываем на этих примерах, как работает система. Если работа системы в чем-то не подходит для заказчика, мы записываем задачу по доработке и настройке системы. Цель моделирования – составить полный список всех доработок и настроек системы, которые необходимо выполнить, чтобы сотрудники компании могли в ней работать.

Этап 3. Доработка и настройка
от 8 до 12 недель

Основная работа по подготовке системы к работе – это настройка типовых функций. На этом этапе в систему добавляются необходимые виды документов с нужными реквизитами, настраиваются маршруты согласования и исполнения, настраиваются права доступа и интерфейс. Настройку выполняет консультант, уточняя требования у заказчика.
Иногда заказчикам необходимы функции, отсутствующие в типовой версии системы. В этом случае наши программисты разрабатывают их самостоятельно. В ходе доработки системы наши программисты дописывают типовую систему, подгоняют ее под требования заказчика. При необходимости консультант уточняет задачу у заказчика и дает соответствующие указания программисту. После того, как все доработки проверены на контрольных примерах и приняты заказчиком, система готова к запуску.

Этап 4. Подготовка к тестовой эксплуатации
2-3 недели

Прежде чем начать использовать систему, необходимо заполнить ее начальными данными: информацией о клиентах, поставщиках, сотрудниках, подразделениях. Для большей эффективности полезно поместить в систему уже имеющиеся в компании архивы документов.
Часть этих данных программисты автоматически загружают из предыдущих систем, часть заполняется и настраивается вручную нами и сотрудниками.
Настраиваются права доступа, проводится обучение по  работе в  системе для  сотрудников заказчика,  готовятся инструкции.

Этап 5. Тестовая эксплуатация
от 2 до 4 недель

Во время тестовой эксплуатации сотрудники начинают использовать систему. В этот период пользователи часто дают много замечаний и дополнительных требований донастроить или доработать систему. Наша команда быстро устраняет все проблемы и помогает пользователям освоить работу.
Тестовая эксплуатация завершается, когда все важные замечания пользователей к системе устранены.

Этап 6. Послепроектное сопровождение

Когда тестовая эксплуатация заканчивается, заказчик полностью переходит на работу в системе — проект внедрения считается завершенным.
Однако в  течение двух-трёх месяцев после запуска мы сопровождаем заказчика: дорабатываем систему, консультируем и  обучаем сотрудников.
Сопровождение прекращается, когда со всеми обращениями пользователей справляется собственная IT-служба компании.

Консалтинг в управлении документами

Зачастую прежде чем начинать проект по внедрению 1С:Документооборот, требуется провести анализ всего документооборота компании «как есть» и целевой модели документооборота «как надо».

Если вы поручаете внедрение рекомендаций нашим специалистам по 1С, эксперт формализует процедуры работы с документами, зафиксирует зоны ответственности подразделений в рамках корпоративного документооборота и предоставит готовый пакет локальных нормативных актов.

Для получения более детальной консультации по функционалу 1С:Документооборот, 1C:ERP и возможностям интеграции их в единую систему, свяжитесь с нашими специалистами, которые ответят на все ваши вопросы!