Мини-примеры с проектов 1С:ERP: вопросы по управлению закупками

Оформление и планирование закупок в 1С:ERP используется на подавляющем большинстве предприятий, автоматизируемых специалистами ИТРП. При этом функции управления закупками имеют множество нюансов — в настройках, подходах и порядке работы. Приведём несколько примеров из проектов, когда пользователи сталкивались с ситуациями, решение которых было для них неочевидно: где-то система не позволяет оформить оплату, где-то «зависает» аванс, а где-то нужно организовать закупку при минимуме исходных данных.

Пример № 1

На предприятии из отрасли лёгкой промышленности у сотрудников производственных подразделений периодически возникает потребность приобрести новую оснастку, технику или детали, которые ранее не закупались. В момент возникновения потребности сотрудник зачастую не знает точного наименования номенклатуры, артикула, поставщика и стоимости.

На недавнем проекте подобные ситуации возникали, например, у начальника цеха пошива обуви. При износе деталей швейной машины или выходе их из строя требовалось оперативно зафиксировать сам факт потребности, не дожидаясь, пока отдел закупок уточнит технические характеристики, цены и поставщиков.

До внедрения механизма заявок в 1С:ERP сотрудники передавали подобные запросы по электронной почте или на бумаге (в служебной записке). Из-за этого часть потребностей терялась, закупки инициировались с задержками, отсутствовала прозрачность статусов, а контролировать процесс согласования и исполнения было невозможно. Кроме того, отдел закупок и финансовые службы не видели предварительную потребность в расходах до момента оформления заказа поставщику, что затрудняло контроль бюджета.

Ключевая бизнес-задача состояла в ранней регистрации потребности, чтобы не терять обращения сотрудников, заранее запускать процесс согласования, контролировать будущие расходы, распределять ответственность между инициатором, снабжением и согласующими лицами, а также отслеживать статус исполнения потребности и сократить время реакции отдела закупок.

На проекте в то время потребовалась доработка: был добавлен соответствующий объект метаданных, так как до 2026 года типовыми средствами ERP задача не решалась. Сейчас в 1С:ERP, начиная с версии 2.5.26, появились типовые документы Заявка на обеспечение и Заявка на закупку, которые позволяют решить эту задачу. Рассмотрим их подробнее и подберём оптимальный вариант.

Главный инженер описывает потребность в закупке запчастей для швейной машины и создаёт на них спецификацию. При этом инженер не владеет информацией, у какого поставщика будут закупаться детали и по какой стоимости, так как ранее аналогичных закупок для этой модели машины не было.

Для подобных сценариев оптимально подходит именно Заявка на обеспечение. Особенность её функционального назначения заключается в том, что потребность можно зафиксировать в произвольной текстовой форме, не используя элементы справочника номенклатуры. Это особенно важно для разовых, нестандартных или ранее не закупавшихся позиций.

В то же время, если позиция присутствует в справочнике номенклатуры и пользователь может её идентифицировать, программа позволяет подобрать номенклатуру в заявку из справочника.

Рис. 1. Документ Заявка на обеспечение.

Менеджер по закупкам получает заявку, уточняет технические характеристики, наличие у поставщиков и стоимость, далее заявка согласовывается, после чего он формирует на основании заявки Заказ поставщику.

В альтернативном варианте бизнес-процесса, если не требуется планировать поставку через Заказ поставщику и фиксировать закупаемую номенклатуру в справочнике, менеджер создаёт на основании Заявки на обеспечение документ Приобретение услуг и прочих активов, где автоматически заполняются описание потребности и количество.

Таким образом, Заявка на обеспечение позволяет фиксировать потребность в закупке на самом раннем этапе — ещё до уточнения номенклатуры, поставщика и цены — и при этом запускать внутренние процессы согласования и контроля.

В рассматриваемом кейсе использование Заявки на обеспечение позволило устранить одну из основных проблем отдела закупок: закупщики перестали получать разрозненные запросы в почте, мессенджерах и на бумаге и получили единый реестр потребностей с назначением ответственных, возможностью согласования, контроля бюджета и отслеживания исполнения.

Рис. 2. Варианты документов на основании «Заявки на обеспечение».

Рис. 3. Пример оформления закупки на основании Заявки на обеспечение двумя способами: через Заказ поставщику → Приобретение товаров и услуг»и через Приобретение услуг и прочих активов.

Другой документ, реализованный в 1С:ERP 2.5.26 для схожих задач, — Заявка на закупку. Эта заявка применяется в другом сценарии: когда потребность уже определена и известна номенклатура, но ещё неизвестно, у какого поставщика и по какой цене будет выполняться закупка.

В отличие от Заявки на обеспечение, в Заявке на закупку табличная часть заполняется только позициями из справочника номенклатуры. То есть для полностью неопределённых потребностей она подходит хуже; в контексте описанной ситуации на рассматриваемом проекте применять её было бы затруднительно.

Заявка на закупку позволяет разделить функции между подразделениями: например, логист или внутренний заказчик определяет, что именно необходимо закупить, а отдел закупок уже занимается выбором поставщика, согласованием цен и оформлением заказов поставщикам. После согласования заявки менеджер по закупкам указывает поставщика, цены и формирует заказы поставщикам — при этом все данные из заявки заполняются автоматически.

Следующие примеры взяты из вопросов сотрудников предприятия, которые осваивают 1С:ERP и только недавно начали работу в системе на этапе опытной эксплуатации.

Пример № 2

Есть Заказ поставщику, и на основании такого заказа система не даёт создать Заявку на расходование ДС, а также Списание ДС, сообщая, что вводить заявку/списание не требуется.

Это довольно распространённая ситуация, которая неопытных пользователей может ввести в замешательство. Решается она просто — разберём по шагам.

Рис. 4. При создании на основании Заказа поставщику документа Заявка на расходование ДС/Списание ДС появляется ошибка «Не требуется вводить …».

Проверяем настройки детализации расчётов по договору поставки, указанному в Заказе поставщику, и видим, что в данном случае выбрано значение По расчётным документам. Это означает, что управлять платежами и их распределением можно только по накладным.

Чтобы система позволила оформить Заявку на расходование ДС на основе Заказа поставщику, необходимо выбрать вариант детализации По заказам.

Рис. 5. Выбор варианта детализации расчётов.

Далее нужно перевыбрать договор в Заказе поставщику, чтобы обновились данные, — и после этого можно создать Заявку на расходование ДС или Списание ДС.

Пример № 3

По Заказу поставщику оплатили предоплату 100%, но товар поступил частично, и по этому заказу больше поставок не ожидается. Как зачесть остаток предоплаты по Заказу поставщику на другой заказ?

Рис. 6. В программе введён Заказ поставщику, который оплачен на 100% на сумму 146 400 руб.

По факту поступления оформлено Приобретение товаров и услуг на сумму 58 560 руб., и по этому Заказу поставщику больше поставок не ожидается.

При этом в системе есть другой заказ, по которому требуется предоплата. В этом случае можно выполнить Зачёт оплаты по одноимённой кнопке в Заказе поставщику.

На вкладке Неиспользованные авансы нужно выбрать строку с остатком суммы по предыдущему заказу и зачесть/перенести аванс на новый Заказ поставщику.

Рассмотренные примеры хорошо иллюстрируют, что типовой функционал ERP позволяет решать многие прикладные задачи без затруднений и без дополнительных доработок. Главное — правильно понимать назначение инструментов и корректно выбирать сценарий их применения.

Автор: Татьяна Дунаева