Как на проекте внедрения ERP улучшить стадию ввода в эксплуатацию

Внедрение ERP требует интенсивной работы не только от консультантов-исполнителей, но не в меньшей степени от сотрудников предприятия: на разных стадиях к проекту привлекаются функциональные заказчики и будущие пользователи. Причем что касается пользователей – основная нагрузка на них ложится в период ввода системы в эксплуатацию.

Проверка и корректировка нормативных данных и остатков, затем ввод первичных документов в новой системе (а иногда – параллельно с работой в существующей старой программе), исправления ошибок ввода, выявление в ходе начала эксплуатации непредвиденных поправок регламентов и программных форм и т.д…  Всё это создает очень напряженную обстановку в работе пользователей, зачастую с рисками осложнения запуска ERP.

Вряд ли возможно полностью избежать сложностей пусконаладочной стадии. Но можно к ним подготовиться и принять меры, чтобы максимально снизить риски провала или критичных проблем в этот период проекта.

Клиенты, самостоятельно внедряющие 1C:ERP под нашим кураторством, на днях обращались к экспертам ИТРП за методическими рекомендациями по организации ввода системы в эксплуатацию. И мы подготовили краткий список, собрав ряд практик с нескольких недавних успешных проектов на производственных предприятиях.

Не углубляемся здесь в анализ причин типовых рисков пусконаладки ERP, в разбор стратегий превентивного управления инцидентами, в рассуждения о мотивах возможного саботажа пользователей (кстати, про саботаж внедрения пишут многие, но проблема зачастую преувеличена) – в этой статье будет другой формат: минимум лирики, только несколько практик с проектов :)  

Итак…

• Руководство должно принимать отчеты только из 1C:ERP, а не в старом формате на бумажках или в эл. таблицах. В начале пусконаладочной стадии вообще можно требовать обязательной распечатки и подписания исполнителем каждого отчета, за который он отвечает.
• Использование ТСД и штрих-кодирования чрезвычайно улучшает ситуацию при внедрении и дальнейшем использовании ERP! Например, подбирать в документ перемещаемые с кладовой в производство 100 номенклатурных позиций – вручную проблематично и неизбежно медленно. А загрузить эту номенклатуру, сканируя штрих-коды, – минутное дело.
• Процессы следует регламентировать так, чтобы все перемещения ТМЦ и другие основные операции сопровождались распечатанными бирками штрих-кодов (см. выше); а если все же штрих-кодирование не применяется, то сопровождать транзакции распечатками из 1C:ERP, с подписью ответственного. Подписи на внутренних документах – не панацея, но стимулирует серьезнее относиться к вводимым данным, в т.ч. тщательнее проверять их на предмет ошибок, не допускать пропуска ввода.
• При этом если один пользователь не ввел какие-то данные и не передал их на следующий бизнес-процесс, то выполнение функций следующим пользователем может быть затруднительным или невозможным. Т.е. безалаберность одного подводит других – и это также повышает ответственность при начале работы с системой.
• Для ввода данных непосредственно на производстве желательно разрабатывать специализированные рабочие места (АРМ), с максимально упрощенными формами ввода и сокращением требуемых от пользователя действий – чтобы не загружать производственных операторов сложными таблицами и избыточными для них кнопками.
• Малейшие инциденты и затруднения в работе пользователей должны немедленно подвергаться анализу и корректировкам непосредственно на рабочих местах. На отдельных стадиях проекта удаленные работы системных аналитиков и консультантов вполне возможны и продуктивны, но в начале стадии ввода в эксплуатацию личное присутствие эксперта (внешнего или штатного, не важно) – обязательно!
• Обучение пользователей должно быть тщательным, обязательно с практическими примерами на фрагменте реальных данных, с контролем результата в форме экзаменов. Да, казалось бы, это очевидно, но мы нередко встречали формальный подход руководства к обучению персонала. А в период начала работы с программой недооценивать важность обучения будет критичной ошибкой! Последние практики показывают, кстати, полезность видеороликов, подготовленных для конкретных функциональных участков данного конкретного предприятия, – но не вместо интерактивного обучения, а дополнительно.
• Полезно отслеживать выделенным “администратором качества” результаты работы пользователей в 1C:ERP (в количественных показателях, в т.ч. учитывая качество вводимых ими данных, отставания, ошибки и т.д.); затем эти данные передавать в расчетный отдел для расчета премий.
• Приоритетность внедрения системы должна пониматься пользователями и регулярно доводиться до пользователей. Как минимум, непосредственному руководителю периодически следует “долбить” подчиненных пользователей на предмет важности вводимых данных – и регулярно контролировать результаты работы; причем контролировать не формально, а критериально, с разбором, кто работает в системе правильно и безупречно, а кто допускает множество ошибок и не все данные заполняет.
• Мотивация пользователей и руководителей среднего звена очень поможет стабилизировать работу в новой системе (например, назначение премий по измеримым, полным и корректным результатам ввода данных).

Разумеется, приведенный небольшой список не является исчерпывающим. И не обязательно он подходит для всех проектов внедрения ERP на всех предприятиях. Это просто ”выжимка” практик с нескольких наших проектов, но к каждому конкретному случаю подобные рекомендации можно адаптировать. Мы можем помочь и проконсультировать по организации внедрения на вашем предприятии, если вы ведете проект самостоятельно – обращайтесь! А лучше – внедряйте 1C:ERP с нами!  :)

Авторы:  Лисин Н., Вепринцев А.