Что выбрать: документооборот в 1С:ERP или 1С:Документооборот?
Для многих компаний перевод бумажной документации в электронный формат представляет собой главную задачу, которая ставится перед цифровизацией. По этой причине стоит уделить особое внимание инструментам, которые служат для работы с документами.
На базе 1С возможны 2 варианта:
- 1С Документооборот — удобное программное решение для ведение электронной документации компании, включая корреспонденцию.
- Встроенные функции ERP для ведения документации.
Когда достаточно функций ERP-системы
Как правило, компании проводят внедрение 1С:ERP для получения развернутых функций управления. Они включают автоматизацию учета, управление денежными потоками предприятия, производством, торговыми операциями и т.д. Входят в этот перечень инструменты ведения документооборота — этому служит встроенный функционал 1С:ERP.
Если компания не имеет сильно выраженной специфики задач или нестандартно большого объема документации, встроенной подсистемы для ведения документации вполне достаточно. Методология внедрения 1С ERP позволяет точно подобрать и настроить функции для индивидуальных запросов компании, что делает инструменты ERP комфортными в применении.
Функции документооборота в 1С ERP
Работа с документами в 1С ERP включает:
- ЭДО: электронный документооборот, позволяющий создавать и производить обмен электронными документами внутри компании и с контрагентами. Сюда входят счета-фактуры, накладные, акты и другое. Здесь нужна дополнительная интеграция 1С с внешним ЭДО.
- Автоматизация отчетности: позволяет формировать отчеты, используя данные различных документов компании.
- Управление жизненным циклом документов: это создание цепочек контроля и утверждения, работа с документами на различных стадиях.
Схожие функции доступны при использовании программы «1С Комплексная автоматизация» для небольших предприятий.
Интеграция с 1С:Документооборот
Если компания имеет ряд специфических задач или располагает крупной документной базой, имеет смысл использовать программный продукт «1С Документооборот».
Функции «1С Документооборот»:
- создание и редактирование документов всех типов;
- отправка и утверждение документов через функции маршрутизации;
- электронная подпись;
- централизованная база хранения;
- разграничение прав доступа, назначение ответственных и контроль исполнения.
Кроме того, 1С Документооборот — это работа в едином интерфейсе с 1С:ERP, что делает работу с документацией комфортной и слаженной. Это обеспечивает синхронизацию данных и обновление информации, позволяет работать с бизнес-процессами компании в целом и согласовывать управление.
Контроль согласования и маршрутизации
1С Документооборот возможно интегрировать с 1С:ERP.
Контроль согласования и маршрутизации необходим для точной циркуляции документов между ответственными лицами, назначения сроков ответственности и контроля.
Внимательный подход к этим процессам обеспечивает не только стабильный, быстрый и своевременный обмен документами, но и их защиту — от утери, хищения или несанкционированного вмешательства.
Как внедрить документооборот без потерь
Чтобы электронный документооборот служил упорядоченности и не внес дополнительного хаоса и рутины, при внедрении стоит учесть следующее:
- создание шаблонов упрощает работу с документами для сотрудников;
- четкие маршруты позволяют отправлять документы на согласование с гарантией защиты от потерь;
- единый реестр документации помогает сохранять важные документы и осуществлять быстрый поиск.
При внедрении важно также, чтобы он качественно обслуживал оборот документов компании на текущий момент. В будущем проблема новых запросов компании может быть решена доработкой конфигураций 1С:ERP и 1С Документооборот.
Специалисты компании ИТРП — это знания и большой опыт реализации проектов. Мы всегда готовы оказать всестороннюю поддержку, в том числе по обслуживанию и поддержке продуктов 1С. Свяжитесь с нами и мы ответим на все вопросы о вашей задаче!
