Технологии быстрого внедрения. Журнал “Бухгалтер и компьютер”, №8 август 2003

№8 август 2003
журнал “Бухгалтер и компьютер”

Александр ВЕПРИНЦЕВ. Руководитель отдела проектов и внедрений “ИТРП”

Опыт ускоренной автоматизации промышленных предприятий

Сегодня сроки реализации проекта являются одной из важнейших характеристик, особенно для предприятий России. Кому нужен самый выдающийся проект автоматизации, если на него нужно затратить многие годы или если он может быть реализован уже после того, как предприятие “прикажет долго жить”. Специалисты компании “ИТРП” разработали и успешно применяют на практике Технологию быстрого внедрения (ТБВ), позволяющую существенно сократить сроки проекта и затраты на него.

Компания уже более пяти лет создаёт и внедряет автоматизированные системы для производственных предприятий на базе типовых решений. При этом накоплены практические знания о структуре и характеристиках бизнес-процессов на производственных предприятиях самых разных отраслей, для обеспечения качества проектов изучено и проанализировано множество теорий и стандартов по созданию автоматизированных систем и но управлению производственными предприятиями. Таким образом, на основе анализа теории и практики была разработана классическая технология выполнения проектов (классическая – потому что многие её положения регламентированы действующими уже десятилетия российскими и между народными стандартами). Согласно стандартной проектной технологии максимально летально и скрупулёзно анализируется вся специфика деятельности предприятия, чтобы эти особенности можно было затем в полном объёме отразить в автоматизированной системе. Данный подход успешно применялся на ряде проектов более двух лет. Однако в последнее время всё более возрастает спрос на создание в сжатые сроки систем управления, позволяющих оперативно оценивать реальную ситуацию на предприятиях и на основе получаемых данных принимать управленческие решения. Поэтому совсем недавно специалистами “ИТРП” была разработана Технология быстрого внедрения (ТБВ), позволяющая значительно сократить сроки осуществления проекта.

Действительно, всегда можно автоматизировать специфические особенности бизнеса, реализовав в системе все требования, связанные с индивидуальностью заказчика, если сам он располагает временем и средствами, которые требуются на создание нетиповой системы. Но зачастую к моменту принятия окончательного решения об автоматизации своего предприятия заказчик оказывается в ситуации жёсткой ограниченности во времени, а нередко и в средствах. При этом для выхода из критической ситуации и (или) повышения эффективности управления бизнесом достаточно автоматизировать всего несколько бизнес-процессов, наиболее важных для анализа.
В этом случае платформа для построения системы автоматизации должна обладать рядом необходимых качеств:

• развитыми функциональными возможностями (для автоматизации большинства критичных бизнес-процессов без существенной доработки);
• модульной структурой (позволяющей сократить затраты за счёт приобретения только необходимых модулей):
• доступной ценой (как на сам продукт, так и на его внедрение и сопровождение, во многом завися щие от количества специалистов на рынке, гото вых осуществлять эти услуги);
• необходимой гибкостью, позволяющей в короткие сроки без существенных затрат вносить изменения в систему.

Только при таком наборе качеств базовой системы можно будет существенно сократить трудозатраты экспертов, разработчиков и внедренцев по “изыскательскому проектированию (“как же автоматизировать вот зту функцию, да ещё чтоб она не противоречила другим требованиям?..”) и, соответственно, средства заказчика.

Такими качествами обладает система программных модулей “ИТРП ПРОФ” – решение уровня MRPII – ERP, созданное нашей компанией на распространённой платформе “1С:Предприятие” и применяющееся в качестве основы в Технологии быстрого внедрения (ТБВ).
Но даже при использовании мощной универсальной платформы только качественное внедрение действительно гарантирует заказчику эффективную работу всей системы. Поэтому сам процесс внедрения должен быть технологически отработанным, что и достигается при помощи ТБВ.

На чём основана технология

Одним из принципов, заложенных в ТБВ, является использование универсального типового решения.

Другой принцип – сравнение функций управления предприятием с “эталонными” моделями, реализованными в типовой программе, и выявление отличий.

Наконец, третий характеризуется тем, что по найденным отличиям принимается решение о внесении изменений в программу или об изменении бизнес-процессов предприятия на основании оценок сроков реализации (что быстрее сделать) и эффективности.

Основные условия для использования ТБВ

Среди таковых можно назвать следующие:

• применимость типового решения;
• организованность заказчика, безусловная управляемость его персонала;
• готовность заказчика к возможной реорганизации бизнес-процессов в под предлагаемые методики, поддерживаемые типовым решением.

Ниже приведён пример только небольшой части функций управления предприятием, предлагаемых в универсальных моделях:

Технология быстрого внедрения применяется нами уже около полугода. Какую практическую оценку её использования можно дать по сравнению с классической проектной технологией? Как отмечалось выше, в случае с проектной технологией достигаются цели полной детальной проработки функционала, т. е. мы стараемся сделать максимум возможного, чтобы заказчик получил все функции, которые ему потенциально могут потребоваться в соответствии со спецификой его производства. Однако в процессе дальнейшей эксплуатации не раз приходилось убеждаться, что далеко не все эти функции используются заказчиком, иными словами, реально они оказались не так нужны, как предполагалось на этапе предпроектного обследования. Кроме того, очень часто возникает ситуация, когда нет необходимости реализовывать весь функционал сразу, зато ряд определённых функций требуется обеспечить в максимально сжатые сроки. При этом во многих случаях не имеет смысла подстраиваться под специфику, а проще и эффективнее перестроить большинство бизнес-процессов под готовое решение. Об этом свидетельствует наш практический опыт внедрений проектов на таких предприятиях, как “Ефремовский завод синтетических научуков”, “Тверьстеклопластик” и др.

В процессе работ, так же как и при использовании классического подхода, мы делаем предпроектное обследование предприятия, потом выполняется системное проектирование, затем реализация и ввод системы в действие. После того как система будет настроена для промышленной эксплуатации, мы обеспечиваем сопровождение.

Существенная особенность ТБВ состоит в том, что стадии системного и технического проектирования могут быть сильно сокращены за счёт реорганизации отдельных бизнес-процессов предприятия под уже спроектированные и воплощённые в программном продукте модели (конечно, вносить изменения в бизнес – тоже далеко не просто, но для оптимизации этого процесса в технологии предусмотрены специальные методы). Таким образом, многие технические решения принимать уже не требуется. Вместо этого нужно будет определить план перехода от текущей деятельности предприятия к тем вменённым бизнес-процессам, которые мы можем автоматизировать готовыми средствами, так что если заказчик согласен на это, то большая часть нагрузки ложится не только на наших консультантов, но и распределяется равномерно на его собственных сотрудников. Подобная ситуация обусловлена тем, что при такой реорганизации они должны осваивать какие-то новые действия, новые регламенты, новые принципы работы. За счёт такого распределения нагрузки сокращаются сроки проекта. Соответственно руководство предприятия должно обеспечить чёткое выполнение персоналом прописанного плана работ, включая совместное определение требований к системе, обучение, подготовку исходных данных, ввод первичных документов и т. п.

Опыт продвижения новой технологии показывает большой спрос на неё. Сейчас ведётся несколько проектов с использованием ТБВ.

Оценка эффективности

В результате применения ТБВ предположительный срок начала опытной эксплуатации системы для большинства средних предприятий – полгода после начала работ (при том, что обычно на создание подобных систем затрачивалось около года).

Более подробно последовательность этапов применения Технологии быстрого внедрения (фазовая модель) на практике будет рассмотрена в следующей статье.