Решение – за вами! Журнал “Бухгалтер и компьютер” № 11 (ноябрь) 2003г.

Александр ВЕПРИНЦЕВ,
Елена СУВОРОВА
Компания “ИТРП”

Высокие технологии и человеческий фактор

Этот материал завершает первый цикл статей специалистов компании “ИТРП” о Технологии быстрого внедрения (ТБВ) и консалтинге как неотъемлемой части автоматизации, опубликованных в “БиК” № 8, 9, 10 за 2003 г. Конечно, данная тема далеко не исчерпана, и в дальнейшем мы к ней обязательно вернёмся.

Бытие определяет сознание,
но и сознание формирует бытие.

Проблемы…

Сколько бы ни говорили о достоинствах того или иного программного продукта, только люди решают, “быть или не быть” автоматизации конкретного предприятия и какой именно. Любой программный продукт создается в соответствии с нуждами пользователей. Однако следует учесть, что пожеланий у пользователей всегда будет никак не меньше, чем их самих, причём требования к системе бывают порой противоречивыми и трудно выполнимыми, хотя внешне выглядят весьма просто. Вот почему последнее слово и единственное право принятия решения в этих ситуациях остается за высшим руководством предприятия-заказчика.

Высшее руководство заказчика (иногда это и собственник бизнеса) формулирует цели и ставит задачи на проект, а также определяет уровень возможных для предприятия затрат на автоматизацию (от – до). При этом принятое заказчиком решение может столкнуться с некоторыми препятствиями прежде, чем начнёт воплощаться в жизнь. Каковы же эти препятствиями?

1. Человеческий фактор. Претворять решение в жизнь в конце концов придётся людям. Однако полезно учитывать следующие моменты. На процесс окончательного принятия решения могут воздействовать разные службы и специалисты. Немалую роль тут играют и службы АСУ (ИТ), их место и статус на предприятии. ИТ-специалисты существенно влияют на выбор платформы для создания комплексной автоматизированной системы, а иногда способны в принципе отговорить свое руководство от автоматизации предприятия с использованием готового решения, приобретаемого на стороне.

Как правило, сопротивление этой службы может быть вызвано несколькими причинами. С одной стороны, ИТ-специалисты заказчика не хотят уронить свой авторитет в глазах руководства и слабо представляют своё место в будущей системе, если начальство всё-таки вознамерилось её внедрить. С другой – они недостаточно хорошо знакомы с предлагаемыми типовыми решениями и их возможностями, чтобы дать им объективную оценку. Кроме того, специалисты заказчика иногда вполне искренне считают, что смогут написать программу для автоматизации своего предприятия “с нуля” и самостоятельно, без привлечения внешних консультантов. Этот путь только поначалу кажется экономичным, но таит в себе массу опасностей. Как мы уже могли убедиться из предыдущих публикаций, серьёзный проект автоматизации – это сложный комплекс преобразований, который охватывает практически все структуры предприятия и который необходимо реализовать в кратчайшие сроки. Практика и статистика показывают, что при создании силами своих программистов комплексной автоматизированной системы для всего предприятия (не говоря уже про MRP, ERP-системы) сроки получаются самые затяжные, а качество проекта и документированность оставляют желать лучшего. Кроме того, внутренние специалисты стремятся сохранить сложившуюся структуру предприятия и бизнеса, зафиксировать и отразить в учете и управлении фактически те бизнес-процессы, которые на нём происходят, не сильно задумываясь о том, насколько оптимально они организованы. Чтобы оценить эффективность этих процессов, требуются и теоретические знания, и опыт построения автоматизированных систем подобного класса не на одном предприятии со схожими видами деятельности. У экспертов компании-заказчика этого опыта либо нет, либо, в лучшем случае, явно не хватает. Поэтому при формулировании цели и задач будущего проекта целесообразнее воспользоваться услугами внешних специалистов в области управленческого и информационного консалтинга (консультантов, внедренцев), а вот составлять техническое задание на проект и осуществлять сами работы можно совместными усилиями. Такое сочетание позволяет не только повысить эффективность деятельности предприятия в целом, но и позитивно повлиять на ход самого процесса автоматизации.

2. Создание комплексной автоматизированной системы позволяет руководству предприятия, акционерам, собственнику бизнеса в любое время получать достоверную информацию о финансово-экономическом состоянии предприятия и его конкурентоспособности. Но эта же система жестко регламентирует и контролирует функции рядовых сотрудников, вызывает их сопротивление. Повышение нагрузки на работников, сопровождающее период проведения подобных проектов, затягивание сроков завершения при таком подходе естественно приводят ксопротивлению нововведениям со стороны ряда сотрудников, конфликтам, и как следствие – к текучести кадров. Вероятность такого исхода – аргумент в пользу создания возможностей для обучения персонала и выделения на это необходимых средств. Если создать нужную мотивацию и грамотно объяснить людям преимущества, которые они получат по завершении проекта, то обычно уровень сопротивляемости существенно снижается, и большая часть персонала охотно обучается, тем более что прохождение учебных курсов повышает квалификацию и даёт перспективы роста. Часть персонала, не способного или не желающего приобретать новые навыки, работать по-новому, руководство вынуждено переводить на другие участки или заменять. Чёткое отражение в учёте и контроль как за местами хранения ресурсов, так и за их распорядителями исключает для работника лично обогащаться незаметно для предприятия и его собственника. Многие не привыкшие работать в таких условиях сотрудники увольняются сами.

3. В ходе автоматизации вскрываются проблемные участки внутриорганизационных взаимодействий между отдельными подразделениями компании, а также внутри служб. Задержка со своевременным представлением информации одним участком, структурным подразделением мгновенно отражается на деятельности всей компании.

4. Опасение руководства, что проект не будет завершен, а затраты на него тяжёлым бременем лягут на бюджет предприятия (инвестиции впустую) скорее является следствием всех предыдущих, описанных выше факторов. Преодоление их требует значительных затрат ресурсов и средств, а ведь с течением времени и внутренняя, и внешняя ситуация для предприятия-заказчика меняется. Боязнь, что проект “подвиснет”, вызывает стремление заказчика максимально сократить сроки создания и внедрения автоматизированной системы и делает разработанную специалистами “ИТРП” Технологию быстрого внедрения ещё более привлекательной и востребованной.

…и решения

Все перечисленные моменты относятся к внутриорганизационным проблемам предприятия-заказчика. Они могут быть успешно преодолены при наличии четырех условий.

Во-первых, высшему руководству предприятия (собственнику) действительно нужна достоверная информация о состоянии предприятия, и на достижение этого результата выделены необходимые ресурсы.

Во-вторых, руководство предприятия-заказчика обеспечивает четкую управляемость своего персонала на весь период выполнения проекта: от постановки цели и задач до сдачи системы в промышленную эксплуатацию.

Во-третьих, в процессе формулирования цели и задач автоматизации, а также в ходе самой автоматизации в качестве главного ориентира принимается не показная “крутизна” технического решения, а удобство для всех пользователей создаваемой системы управления предприятием. Иначе говоря, в процессе проектирования учитываются задачи каждого будущего пользователя программы, и совместно с ним создается автоматизированное рабочее место, предоставляющее ему все условия, необходимые для максимально эффективной работы. А со стороны руководства создана система мотивации сотрудников на дополнительную (сверхурочную) работу и обучение в переходный период.

В-четвертых, со стороны заказчика проектом руководит сильный менеджер, обладающей обширными знаниями и опытом в вопросах автоматизации и управления. Человек гибкий, ответственный и дисциплинированный, быстро обучающийся, умеющий быстро принимать решения в сложных ситуациях, дальновидный, при этом общительный и способный вдохновить своими идеями весь коллектив. Из опыта нашей компании именно такими людьми, к примеру, оказались руководители проектов автоматизации на “Ефремовском заводе синтетических каучуков”, на предприятии “Тверьстеклопластик” и др.

Таким образом, в проект автоматизации вовлечены три группы специалистов.

1. Управленцы. В нее входят высшие менеджеры компании и руководитель проекта. Основной функцией первых является постановка цели и задач на проект, а за руководителем проекта закрепляют функции принятия и выбора конкретных практических решений из предложенных альтернатив, организации работ, ответственность за реализацию проекта.
2. Непосредственные исполнители работ по настройке системы и ее будущие пользователи. В эту группу соответственно входят отдел АСУП предприятия-заказчика и рабочая группа (состоит из представителей тех групп специалистов, которые будут работать на этой системе). Здесь основными функциями отдела АСУП являются внедрение новых технологий, обучение сотрудников, а для рабочей группы – сбор информации, необходимой для создания оптимальной автоматизированной системы, одинаково удобной для всех пользователей, освоение, внедрение и опытная эксплуатация выбранного решения, выявление и коррекция ошибок.
3. Внешние консультанты и внедренцы. К функциям этой группы можно отнести разработку технического решения, сопровождение процесса внедрения, обучение всех сотрудников предприятия-заказчика, сопровождение автоматизированной системы после сдачи ее в промышленную эксплуатацию.

Большая часть названных групп, вовлеченных в проект автоматизации, представляет персонал компании-заказчика. Здесь гораздо меньше задействовано внешних консультантов и внедренцев. Но только при полном взаимопонимании и чётком взаимодействии, гарантирующих продуктивную работу всех этих групп специалистов, можно быть уверенными в успехе проекта. Это способствует правильности принимаемых решений, быстрому темпу их реализации и главное – качественным результатам их совместной работы, а именно созданию и функционированию комплексной автоматизированной системы, которая нужна руководству и собственникам и при этом удобна и полезна для всех пользователей.

На всех успешных предприятиях (независимо от их масштаба), автоматизировать которые имели честь наши специалисты, руководство предприятия очень внимательно относилось к своему персоналу и ещё задолго до начала проекта разъясняло цели и задачи, которые в ходе автоматизации предстояло решать каждому их сотруднику. И это – единственно правильный путь для формирования положительного настроя коллектива на планируемые работы. Когда сотрудники относятся к своей работе не как к рутине или обязаловке, занимаются ею не из-под палки, не механически, а творчески, с желанием сделать лучше и быстрее, результаты превосходят все ожидания. В ходе реализации таких проектов рождаются уникальные технологические решения.

Влияние человеческого фактора при создании и внедрении автоматизированных систем трудно переоценить. Ведь все они созданы людьми…

Предприятие-заказчик автоматизированной системы в ходе автоматизации выступает одновременно инициатором, объектом и субъектом автоматизации. В этой ситуации заказчик нуждается в особом внимании, понимании и поддержке в отношении каждого своего сотрудника со стороны внешних консультантов и внедренцев, что и стараются помимо прочего на практике дать своим заказчикам специалисты компании “ИТРП”.

[evc_social_likes]