Практика регламентированного учета в 1С:ERP: начальные настройки (Часть 01)

Главная задача внедрения 1C:ERP — это создание единой системы управления. В общем случае регламентированный учет не должен являться самоцелью внедрения (мы ранее говорили об этом в отдельной статье). Тем не менее, бухгалтерская подсистема вводится в эксплуатацию обычно в первой функциональной очереди как основа достоверных учетных данных для автоматизации всех основных процессов. В этой статье мы обобщили опыт с нескольких проектов по наиболее типовым начальным действиям на старте автоматизации регламентированного учета.

До начала внедрения особое внимание необходимо обратить на выбор оптимальной модели учета. Система позволяет автоматизировать управленческий, регламентированный, налоговый учет, а также учет по стандартам МСФО.

Рис.1. Выбор оптимальной модели учета

Методология работы в 1С:ERP такова, что любой документ отражается в оперативном учете в различных подсистемах, в разных регистрах и является основой для отражения в регламентированном учете, но может являться также основой для отражения в учете управленческом.

Управленческий учет не является зоной ответственности бухгалтерии, но может быть реализован параллельно как с отражением на счетах бухгалтерского учета, так и на отдельном управленческом плане счетов. Налоговый учет также отражается на плане счетов бухгалтерского учета.

Таким образом, любой документ системы обязательно отражается в оперативном учете, а отражение в регламентированном и управленческом учете зависит от выбранной бухгалтером модели и выполненных настроек. Впоследствии любая ошибка в отражении регламентированного учета практически всегда связана с некорректными настройками системы, плана счетов, ГФУ и т.д.

Общие настройки и настройки подсистемы «Регламентированный учет»

Большинство начальных настроек (не все) невозможно или не рекомендовано менять в процессе работы с программой. Соответственно, включение или выключение параметров в общих настройках 1C:ERP и в подсистеме регламентированного учета необходимо продумать заранее – и выбор перечисленных опций следует выполнить до начала запуска системы в эксплуатацию.

Общие настройки раздела «Предприятие», влияющие на ведение регламентированного учета:

• График работы (влияет на ведение кадрового учета);
• Несколько организаций (вот эту опцию можно выключить или включить в любой момент, чтобы вести учет нескольких организаций в составе предприятия, в том числе по обособленным подразделениям на отдельном балансе; однако в общем случае все же рекомендуется принять решение о наличии нескольких организаций до начала работы);
• Ведение учета по подразделениям (использование подразделений обязательно, если включены опции использования переработки на стороне, производства или внеоборотных активов; при включении опции подразделение будет аналитикой абсолютно для всех документов);
• Раздельные операции закупок и продаж для упр. и рег. учета (любой документ системы при включении регламентированного учёта отражается и в оперативном, и в бухгалтерском учёте, однако включение этой опции позволяет отражать определенные документы только в управленческом учете);
• Ведение учета в нескольких валютах (необходимо заранее, до появления первого документа, определить валюту управленческого учета; в т.ч. включить несколько валют, если потенциально они могут понадобиться, пусть даже в некотором отдаленном будущем).

Настройки подсистемы «Регламентированный учет»:

Отражение операций с даты. Конкретный проект внедрения 1C:ERP, в зависимости от задач предприятия, может предполагать изначальное ведение в системе только оперативного учета без использования бухгалтерского учета, а затем начиная с определенной даты (например, с 1 января следующего года) все хозяйственные операции уже будут отражаться в регучете. В т.ч. этой опцией можно исключить проводки по введенным на конец прошлого года документам ввода остатков. Аналогичные настройки предусмотрены для отражения операций с определенной даты при ведении Управленческого учета на плане счетов регламентированного учета.

Параметр Учет в валюте управленческой финансовой отчетности следует заполнять, если устанавливается валюта управленческого учета, отличная от рубля.

Настройка счетов учета производства по группам продукции. Группы продукции в 1С:ERP – это группы аналитического учета номенклатуры, объединение номенклатуры по некоему признаку, например, изделия из дерева, изделия из стекла, или другим параметрам, например, по применимости (полуфабрикаты, готовые изделия) и т. п. При использовании такой настройки учёт ведется в рамках групп аналитического учёта, а не по отдельным номенклатурным позициям.

Отчетность: установка ведения отчетности по Контролируемым сделкам и Торговому сбору, Проверки операций закрытия месяца может включаться уже после начала работы, однако удобнее определиться с этими опциями заранее.

Сервисные функции. Настройки Проверки документов отражают важную часть методологии регламентированного учета в 1С:ERP, которая возлагает на бухгалтерию не столько ввод каких-либо первичных данных, сколько проверку документов, введенных пользователями-исполнителями соответствующих бизнес-процессов. Соответственно, можно настроить обязательную проверку документов: тех, которые подлежат отражению в рег.учете, тех, которые имеют проводки. Далее документ после проверки может не подлежать редактированию вообще либо контроль может носить уведомительный характер.

Дополнительно можно настроить такой порядок работы, когда до проверки документов бухгалтером в регламентированном учете отражения этих документов не будет (в оперативном учете, безусловно, движения по документам будут сформированы в любом случае).

Как организовать такую модель работы, и нужно ли это делать? Вопрос в том, как в компании это выстроено сейчас и насколько необходимы изменения при внедрении ERP. Если говорить, например, о закупках –  документы поступления могут быть сформированы складом, а бухгалтерия их потом только проверяет (т.е. это вариант, когда опция проверки используется). Либо первичные документы закупки могут быть сразу сданы в бухгалтерию, и бухгалтер их вводит самостоятельно: в этом случае вряд ли нужно дополнительно их проверять. Аналогичные примеры можно привести для продаж, производства и т.д.

Опцию Ручного изменения проводок не рекомендуется включать без критичных значимых причин.  Проводки в документах определяются соответствующими настройками проводок. В сформированные документом проводки при включенной опции Ручного изменения можно внести корректировки. Однако существенное значение имеет то, что при перепроведении документа вернутся исходные проводки, без внесенных изменений. И поэтому такие ручные корректировки требуют повышенного внимания.

Особенности настройки учетной политики

Учетная политика – документ, регламентированный законодательством. Учетная политика в 1С:ERP – это вкладка в элементе справочника Организация и состоит она из нескольких разделов. Здесь мы не будем перечислять все опции каждого раздела, а остановимся на некоторых особенностях и типовых вопросах пользователей.

По общим правилам учетная политика вводится с 1 января, то есть с начала года, в котором мы начинаем вести учет.

Доступ к учетной политике должен быть жестко ограничен при назначении прав пользователей, потому что переключение любой опции учетной политики зачастую влечет за собой впоследствии ошибки в себестоимости, ошибки в финансовом результате, в налоговом учете.

Первый раздел настроек регулирует Систему налогообложения: ЕНВД и НДПИ, Общая или УСН. Выполненные здесь настройки продолжают действовать с указанной даты и далее без ограничения периода (до внесения новых изменений), то есть выполнять какие-либо действия для продления действующих настроек на следующий год не требуется. Возможно ли изменить настройку в середине года? В определенных случаях законодательство предусматривает переход, например, с УСН на ОСН с начала квартала, и такое изменение настроек в программе допустимо. Обратный переход в середине года законодательно запрещен.

Следующий раздел определяет Учетную политику финансового учета.Настройки устанавливаются с начала года, в середине года смена учетной политики финансового учета технически возможна, но последствия изменений могут критично повлиять на учет, кроме того, изменения зачастую необратимы. Например, если вы изначально включили метод оценки стоимости ФИФО, перейти потом на средневзвешенную вы сможете, но вернуться обратно на ФИФО со средневзвешенной будет очень большой проблемой.

При выборе Метода оценки стоимости товаров (средняя за месяц или ФИФО) стоит отметить, что учет по средней стоимости проще, в т.ч. упрощается работа пользователей, так как при выборе метода ФИФО в учете задействуется дополнительный аналитический разрез – партия ТМЦ. Но при средневзвешенной оценке стоимости будет недоступна часть отчетов по производственной себестоимости.

Из практики: в самом начале работы с ERP отчеты по анализу себестоимости могут казаться сложными и не такими уж необходимыми, но впоследствии очень часто у финансовых подразделений возникает необходимость в их использовании. И в середине года «включить ФИФО и сформировать отчет» не получится (технически эти отчеты доступны в списке в любом случае, но сформировать их на средней стоимости невозможно).

Включение настройки Деление на краткосрочные и долгосрочные активы и обязательства повлечет за собой необходимость отражения новых счетов и субсчетов в том случае, когда активы и обязательства предприятия переходят из категории краткосрочные в долгосрочные, в том числе могут потребоваться субсчета третьего уровня. И состав этих новых счетов и субсчетов нужно будет продумать заранее, до начала работы в системе.

Настройка Детализация дополнительных расходов в себестоимости по статьям позволит детализировать аналитику в управленческих отчетах, в т.ч. в отчетах о валовой прибыли, в отчетах по себестоимости. Включение настройки позволяет раскрывать, например, себестоимость приобретенных материалов в себестоимости готовой продукции до отдельных статей (детализируется счет 41.ДР).

В разделе Учетная политика бухгалтерского учета прежде всего следует отметить настройку учета отложенных налоговых активов и обязательств (ОНА и ОНО) в целях бухгалтерского учета ПБУ 18/02: либо предприятие их не ведет, либо ведет балансовым методом в соответствии с рекомендациями, либо применяется балансовый метод с отражением постоянных и временных разниц (наиболее сложный вариант); и несмотря на изменение ПБУ 18/02, остается также доступен затратный метод учета.  Учетную политику в части ПБУ 18/02 категорически недопустимо менять в течение года. При этом от выбора метода учета будет зависеть ваш налоговый учет, декларация по налогу на прибыль, закрытие месяца, формирование финансового результата. Т.е. правильный выбор этой настройки критично важно продумать до ввода 1C:ERP в эксплуатацию.

Отметим еще отдельную настройку, которая предусмотрена для оформления сборки и разборки комплектов через счет 20. Зачем это может быть нужно? Для простых производственных операций возможно их оформление в 1C:ERP документами сборки вместо документов выпуска продукции – и в нашей практике были проекты на предприятиях, которые используют такое упрощение производственного документооборота, при этом с возможностью учета и анализа себестоимости сборочной производственной деятельности.  Если настройка выключена, тогда комплекты с десятого счета собираются и разбираются на десятый счет напрямую, минуя двадцатый счет.


В разделе Налог на прибыль стоит остановиться на выборе показателя определения доли прибыли для обособленных подразделений (разумеется, эта настройка имеет смысл только в том случае, когда мы распределяем прибыль между основной организацией и «обособками»). Доля прибыли определяется расходами на оплату труда или среднесписочной численностью. Показатель должен быть неизменным в течение налогового периода. Если выбран вариант определения доли по расходам на оплату труда, то эти данные берутся из документа отражения зарплаты в учете. Если выбирать по среднесписочной численности, то при закрытии периода у нас будет предусмотрен отдельный шаг «Подтвердить среднесписочную численность».


И нововведение последних релизов – это дата начала учета курсовых разниц в налоговом учете по (п.2 ст.5 Федерального закона №67-ФЗ от 26.03.22). Речь идет об изменениях об изменениях в учете курсовых разниц с 2023 года и, соответственно, о дате включения этих изменений.

Для раздела Настройки учета НДС важнейшей настройкой является Использование раздельного учета по налогообложению НДС. Включая эту настройку, мы говорим системе о том, что у нас есть операции, облагаемые и не облагаемые НДС. Раздельный учет предполагает формирование дополнительных проводок по учету НДС в рамках тех операций, которые облагаются, и в рамках тех, которые не облагаются.

Если мы используем обособление по договорам и можем каждую закупку и каждую затрату выделить отдельно, и мы понимаем, что некая закупка ТМЦ (либо услуг) предназначена на исполнение нами договора, не облагаемого НДС, то мы об этом указываем в определенной вкладке соответствующих документов 1C:ERP. Если же мы не можем определить в момент закупки, каким будет назначение ТМЦ, то в этом случае мы говорим системе, что дальнейший учет НДС будет определяться документами. И система сама пересчитает, куда ушли ТМЦ, в рамках какой сделки они были использованы в производстве, восстановит НДС, заново начислит и проделает все необходимые сопутствующие операции.

В рамках раздельного учета также настраивается учет постатейных производственных затрат по налогообложению НДС. Если будет меняться вид деятельности, то потребуются корректировки – и ERP выполнит корректировки сама, а пользователю необходимо проверить правильность начисления, правильность отражения и т.д.

Прочие настройки учетной политики, как правило, особых затруднений в понимании и применении у пользователей не вызывают, здесь останавливаться на них не будем.  Отметим, что можно скопировать настройки учетной политики из одной организации в другую – и этим упростить процесс создания новых элементов в справочнике Организации.

Во второй части статьи планируем продолжить тему внедрения регламентированного учета настройками нормативной информации.

Продолжение читайте по ссылке >>

Автор: Анна Вербивская