Автоматизация ради самой автоматизации, или как рассчитать окупаемость проекта ERP

Лисин Николай

Внешние цели автоматизации

Как рассчитать срок окупаемости проекта автоматизации? На этот вопрос обычно дают расплывчатые ответы. Попробуем разобраться…

От заказчиков можно услышать разные мнения о цели автоматизации, создания ERP-системы:

• Мы хотим облегчить работу пользователей.
• Мы хотим использовать возможности купленной программы в полном объеме (ведь не зря же купили?).
• Мы хотим повысить прозрачность предприятия.
• Мы хотим увеличить срок обслуживания клиентов.
• Финансовый директор желает знать точную себестоимость продукции.
• Мы хотим отказаться от старой системы, потому что ее некому сопровождать.
• Старая система работает слишком медленно.
• В нашем случае основным назначением ERP системы является автоматизация производства/логистики/торговли/и т.д.
• Старую систему невозможно развивать, в ней столько доработок что она “трещит по швам”.
• Мы хотим более современную систему.
• Нас устраивает методика в старой системе, но менеджеры перестали справляться с потоком заказов — слишком много всего приходится делать вручную.
• Мы хотим пользователей освободить от рутинной работы, чтобы у них было время на творческую работу.
• Мы хотим уволить половину бухгалтеров.
• Мы хотим, чтобы отгрузочные документы печатали, а не писали от руки.
• Внедрения новой системы требует управляющая компания (собственник).

Одним из основных назначений ERP систем является повышение эффективности благодаря достижению более высокого уровня автоматизации. Автоматизация — это достаточно затратное мероприятие. Очевидно, что если она не принесет выгод предприятию, то она не нужна. Автоматизация должна окупаться. Какие цели действительно приносят выгоду бизнесу, а какие ничего не дают, и система внедряется ради самой системы, иначе говоря, “автоматизация проводится ради самой автоматизации”?

Определить, принесет ли поставленная цель выгоду предприятию, можно с помощью простого правила:

Цели автоматизации должны быть внешними по отношению к процессу автоматизации!

Иными словами, цели должны быть не внутри системы, а снаружи. Что же такое цель, внешняя по отношению к системе автоматизации?

Например, такие цели, как:

• разработать некий набор печатных форм,
• автоматизировать процесс сдачи приемки товара на склад,
• автоматизировать процесс сбора затрат в производстве

– это цели внутренние.

Они говорят о том, что мы автоматизируем какую-то деятельность, но не отвечают на вопрос вне системы «Зачем это нужно? Зачем мы создаем эту систему? Как улучшится бизнес-процесс? Какая выгода будет получена в итоге?».

Да, основным назначением ERP систем является автоматизация, но если это автоматизация ради автоматизации, то скорее всего, вы идете в никуда…

Пример правильно поставленной цели: повышение оперативности получения информации в таком-то цехе с теми же затратами.
Эта цель лежит вне сферы процесса автоматизации. Мы не говорим, как мы автоматизируем процессы, мы говорим, зачем мы это делаем. А затем, чтобы повысить оперативность получения требуемой информации.
Причем эта цель измерима!
Сейчас эта информация поступает на следующий месяц. Мастер выполнил некое задание → собрали документы → заполнили бумажные формы → бухгалтер все зафиксировал. И всего лишь через месяц (!) руководство получает эту информацию.
Мы говорим, что целевое значение это параметра должно составлять, к примеру, один день. Требуемая информация вводится непосредственно в цехе, не обязательно «на ходу», но хотя бы в конце дня. В результате оперативность повышается: один месяц сократился до одного дня. Это корректная конкретная цель.

Грамотно сформулированные цели помогают расставить приоритеты и спланировать проектные работы.
К сожалению, далеко не на каждом проекте удается их вот так четко, однозначно, критериально описать. Но все-таки в большинстве случаев инициатор проекта понимает, зачем он все это затеял! На практике проекты, в которых поставлены явные, измеримые цели, составляют 70-80 процентов. Формулировка цели является главным показателем для оценки достигнутого результата после окончания проекта. Если цели не сформулированы, то по окончании проекта Заказчик может задать вопрос: «А что, собственно говоря, улучшилось и зачем потрачены деньги?».
Понятно, что в начале большинство Заказчиков хотят автоматизировать все! Зачем это нужно – не всегда понятно..
И вот когда мы уже дальше специфицируем проект, мы от того, что говорилось в начале проекта, переходим к результатам более конкретным, а следовательно, и более узким. Другими словами, мы делаем все-таки меньше того, что изначально требовал Заказчик. Самый главный критерий оценки успешности проекта (помимо сроков и бюджета) – именно критерий качества. А под качеством понимается соответствие результата ожиданиям. Иными словами, проект – это не столько реализация какого-то списка функций, сколько достижение целей, поставленных Заказчиком.
Автоматизация без сформулированных внешних целей – это «автоматизация ради автоматизации», выбрасывание денег на ветер. Вместо инструмента управления бизнесом автоматизация становится дорогой игрушкой.
Не все ли равно – руками перекладывать папочки на столе или двигать их мышкой на экране?
Вот одна поучительная история по автоматизации торговой точки. Заказчик обратился к известному интегратору и получил объемный счет за серверы, компьютеры, программы, внедрение, сопровождение и так далее, срок работ оценили в два месяца.
Но потом появился Вася Пупкин и сделал автоматизацию «по дружбе» за два дня бесплатно. Каким образом? Он просто ввел карточную систему «Канбан». Оказалось, что внешнюю цель – организацию оперативного снабжения торговых точек – можно достичь без всяких компьютеров, одним только перекладыванием бумажных карточек!

Критерий SMART

Помимо требования «внешности» цели, есть такой популярный критерий корректности цели – SMART. Это аббревиатура от английских слов:

Specific – «Конкретный»

• Что конкретно вы хотите получить в результате? –Как оно выглядит, звучит, воспринимается?
• Необходимо понимать, что должно получиться в результате достижения цели. При этом необходимо, чтобы было как можно меньше понятий по умолчанию. В противном случае велик риск не достичь задуманного, особенно в новых и нестандартных ситуациях.

Measurable – «Измеримый»

• Измеримость цели предполагает наличие критериев (метрик) для оценки того, достигнута ли поставленная цель и, если да, то в какой степени. Нет метрик – нет возможности оценить результаты работы и объективно контролировать процесс.

Attainable – «Достижимый»

• Необходимо учитывать возможности проектной команды (да и вообще возможности предприятия).

Relevant – «Значимый»

• Цель должна быть актуальной.
• Необходимо понимать, почему поставленная цель важна с точки зрения целей более высокого уровня (вплоть до стратегических).
• Необходимо установить взаимосвязь текущей цели с целями более высокого уровня.

Time–bounded – «Соотносимый с конкретным сроком»

• Цели без сроков исполнения – всего лишь мечты.

Выше были приведены примеры целей автоматизации, которые нам доводилось слышать от Заказчиков. Предоставляем читателю самостоятельно определить, какие цели являются внешними по отношению к системе и могут принести бизнесу выгоду.
Как определить эффект от автоматизации?
Эффект от проекта автоматизации нельзя оценивать исключительно с точки зрения соотношения затрат на автоматизацию и будущего сокращения издержек.
Основной эффект от автоматизации – это качество управления. Как оценить эффект от принятия на работу нового толкового менеджера?
Важнейшей целью реинжиниринга бизнес-процессов и их сопутствующей автоматизации является повышение качества управления, а не минимизация расходов. Только спустя какое-то время качество управления сможет влиять как на минимизацию расходов, так и на прочие параметры, например, максимизацию доходов.

Эффективная организация бизнес-процессов снижает особый вид издержек, которые трудно оценить, но которые, тем не менее, могут влиять на выживаемость компании. Речь идет о «транзакционных издержках», возникающих из-за плохой организации взаимодействия компании с внешней средой, а также некачественной организации бизнес-процессов внутри компании.
Тем не менее, некоторые параметры эффективности предприятия, связанные с внедрением автоматизированной системы, можно рассчитать. Например, блокирование ненужных закупок приводит к высвобождению дополнительных высоколиквидных оборотных средств, причем иногда — в объеме, превышающем стоимость всего проекта автоматизации.

Подробнее о расчете срока окупаемости проекта автоматизации>>>