Тонкости внедрения ERP-систем: опыт, ошибки и лучшие практики
Обращаем внимание – это техническая статья для оптимизации сайта.
Настоящие наши методические статьи читайте в этом разделе!
Системы ERP успешно зарекомендовали себя в автоматизации бизнеса и производства.
Система класса ERP (Enterprise Resource Planning) — это масштабная система для управления всеми процессами и ресурсами предприятия. Сюда входят трудовые ресурсы, управление денежными потоками, производственные процессы, снабжение и сбыт, отношения с клиентами и контрагентами. Поэтому ERP — это не просто автоматизация учета, а полноценная система управления, которая требует значительных финансовых вложений, участия руководства и сотрудников компании при внедрении.
Основные этапы внедрения ERP: от подготовки до запуска
Этапы внедрения 1С:ERP включают как подготовительные работы, которые предприятие проводит самостоятельно, до начала участия подрядчика, так и сам процесс внедрения.
1. Подготовка к внедрению ERP
К внедрению ERP надо готовиться заранее. Это сделает ваш запрос к будущей системе более точным. Наиболее важные аспекты подготовки: определение методики управления бизнес-процессами, требований к документации, процессов поддержки пользователей на этапах внедрения и их обучения, а также процессов управления изменениями на предприятии.
Чем лучше вы и ваши сотрудники подготовятся к внедрению новой системы, тем более гладко будет совершен сам переход и тем больше пользы вы извлечете от внедрения ERP с начала эксплуатации.
Разработанные в рамках такой подготовки требования лучше всего включить в конкурсные условия при выборе подрядчика и далее — в договор с ним.
2. Анализ и определение объема работ
Проект внедрения 1C:ERP предполагает предварительный анализ и сбор данных о бизнес-процессах компании и о способе их обработки (если на предприятии уже есть система автоматизации).
Однако стоит помнить, что ERP система — это не просто автоматизация процессов. Это своего рода ERP-концепция, которая позволяет связать воедино все контуры планирования, контроля и учета ресурсов предприятия. Это надо обязательно учитывать, иначе предприятие рискует получить не цельную функциональную систему, а систему, которая поглощает ресурсы, но не дает нужного результата.
3. Функциональное моделирование
На этом этапе проводится перестройка бизнес-процессов, сравнение процессов компании с процессами системы, которая будет внедряться. Нередко эти процессы имеют существенные расхождения, в этом случае ERP-систему дорабатывают под заказчика. Однако не всегда это целесообразно, зачастую рациональней менять процессы предприятия, приводя их в соответствие с четко выстроенной и отлаженной системой, над которой трудилось множество методологов, разработчиков, консультантов и других экспертов в области автоматизации. Имейте также в виду, что стоимость доработки 1С:ERP «под себя» практически всегда оказывается дороже.
4. Выбор программного обеспечения
Не всегда до начала работ надо принимать окончательное решение о том, что будет установлена именно ERP-система. Нередко в ходе анализа выясняется, что предприятию сложная ERP-концепция не нужна, и лучше подойдет более простое решение: например, “1С:Комплексная автоматизация или отраслевые решения 1С, которые имеют более специализированный для разных сфер функционал. Дать компетентное мнение в этом вопросе может подрядчик. Если вы не приступаете к разработке проекта прямо сейчас, а только присматриваетесь, потенциального подрядчика можно пригласить для it консалтинга.
5. Реализация проекта внедрения и запуск
На этом этапе происходит внедрение, настройка системы, а также тестирование параметров и их корректировка. Если в компании ранее использовалась другая система автоматизации производства, то переносятся базы данных, проводится их вычитка и приведение в корректный вид в новой системе. Обязательно стоит помнить, что от качества выполнения работ на этом этапе напрямую зависит функционал новой системы, сохранность базы, производительность, юзабилити и многое другое.
6. Обучение
Это обязательный этап в проекте внедрения ERP-системы, который проводит подрядчик. Обучение стоит пройти даже тем специалистам, которые имеют знания в системах ERP: обучающий курс привязан к конкретной системе компании и будет включать все нюансы и специфические требования, необходимые для работы с ней От качества обучения напрямую зависит, будут ли сотрудники допускать ошибки при работе с системой, и, в целом, то, насколько быстро компания сможет ее адаптировать к своим задачам.
Стоимость внедрения ERP и пути её оптимизации
Стоимость внедрения ERP остается достаточно высокой, и на это есть причины: сложность и глубина процесса внедрения, дефицит специалистов и их высокие ставки, а также заложенные е в цену риски.
Но можно постараться эту цену снизить за счет:
- Минимизации доработок — вы соглашаетесь с коробочным решением, без существенных изменений конфигурации.
- Снижения рисков подрядчика — вы сами прорабатываете техническое задание, детализируете его и соглашаетесь на ограничение ответственности подрядчика.
- Заключения соглашений о долгосрочном партнерстве — при выборе сопровождения и поддержки 1с erp большинство подрядчиков снижают цену.
Сложности и риски внедрения ERP: как избежать типичных ошибок
Самые распространенные ошибки при внедрении системы 1с erp – недостаточное внимание руководителя и сотрудников к проекту, а также выбор неквалифицированного или недобросовестного подрядчика.
Как выбрать подрядчика и систему для внедрения ERP
Придерживайте следующих принципов в выборе:
- Запрашивайте сертификации и другие документы, подтверждающие квалификацию по внедрению систем класса ERP.
- Помните, что большой размер компании подрядчика и громкое имя не являются гарантией.
- Изучайте опыт конечных специалистов и их проекты, чтобы избежать неопытных новичков. Запрашивайте резюме, проведите собеседования.
- Подробно фиксируйте все в договоре: специалистов по внедрению, руководителя проекта, неустойки в случае выхода из оговоренных условий.
- Ознакомьтесь с примерами документаций проектов.
- Попросите подрядчика продемонстрировать методологию управления проектом внедрения.
- Очень полезно пообщаться с бывшими или текущими клиентами потенциального подрядчика. Неготовность обеспечить такой контакт должно вас настрожить.
Заключая договор, обязательно учтите все ваши требования, проверьте графики предстоящих работ и сметы.
Роль руководства и сотрудников в успешном проекте
Подготовка к внедрению 1с erp, а также методология внедрения 1с erp требуют активного участия руководителя предприятия в проекте. Идеально, если руководство самостоятельно проводит подготовку и участвует во всех этапах внедрения. Именно руководитель определяет целеполагание проекта и ведет его к созданию единой системы автоматизации. Если этого не сделать, результатом может стать автоматизация разрозненных процессов, которые не дадут целостной системы и не решат главных задач управления, которые ставятся перед ERP.
Также ценным является участие других сотрудников, которые прямо влияют на выявления функциональных процессов и их перестройки под систему. Не стоит игнорировать и этап обучения, особенно — обучение 1с erp с нуля, которое проводится для всех: от младшего менеджера до руководителя.
Помните, что не существует методики, которая позволяет оценить с более или менее достоверной точностью экономический эффект от внедрения ERP до начала проекта. Поэтому стоит приложить усилия для реализации проекта и далее — подождать 2-3 года, когда выполненная работа начнет приносить экономические эффекты. Также не забывайте о главной функции систем этого класса: в первую очередь, внедрение ERP —- это наведение порядка. Если эта задача выполнена – проект реализован успешно, и со временем это обязательно отразится на экономических результатах предприятия.
