Нормализация номенклатуры: практический пример с проектов 1C:ERP

Действия по упорядочиванию справочников требуются при большинстве внедрений при переходе на 1C:ERP с других систем. В этой статье: пример инструкции по нормализации номенклатуры, использованной на нескольких наших проектах.

Цель нормализации, согласно определению, это в первую очередь устранение избыточности данных, устранение некорректных зависимостей, а также стандартизация объектов и их структурирование.

Почему после переноса нормативных данных в 1C:ERP они должны быть нормализованы до начала работы с системой?  Ответы достаточно очевидны: в ненормализованной номенклатуре будут возникать т.н. аномалии выборки (при наличии дублируемых позиций выбор требуемой номенклатуры будет неоднозначен), поиск и идентификация при неупорядоченных наименованиях могут быть очень затруднительны и т.д.

По результатам нормализации справочника номенклатуры должны выполняться следующие условия:

1. Каждая позиция справочника уникальна, отсутствие дублей. Под дублями понимаются разные позиции для обозначения физически абсолютно идентичных материалов, товаров (реже – продукции). Особенно важно это требование для материалов и сырья, используемых в производстве.
2. Отсутствие исторических позиций, выведенных из оборота предприятия, по которым нет остатков и незакрытых заказов.
3. Наименования структурированы и формируются по единым правилам (формулам) в зависимости от параметров номенклатуры.
4. Одни и те же позиции на входах спецификаций и в складском учете, в заказах.
5. Наличие уникальных кодов (артикулов) номенклатуры для быстрого поиска и идентификации.

Итак…

Инструкция. Последовательность действий для специалиста-аналитика

1. Анализ существующей группировки справочника и применимости такой группировки, требований к реструктуризации групп.
2. Анализ существующих характеристик (если используются) и механизмов (методик) их формирования. Анализ параметров номенклатуры как источника выборки списков номенклатуры и возможности использования таких выборок, как альтернативы навигации по группам. Фиксация требований к параметрам. На этом шаге может появиться необходимость сворачивания нескольких разрезов учета и планирования в номенклатуру и характеристику, возможный перенос некоторых параметров (не подлежащих планированию, но требующих обязательного фактического учета) в серии.

Пример: В исторической системе использовались три измерения учета и планирования: Номенклатура + Характеристика + Размер, в новой системе для избежания доработок: если размер подлежит планированию, то переносится в номенклатуру, если не подлежит планированию, переносится в серии.

Таким образом, на этом шаге определяется необходимость серийного учета, если ранее серийный учет по позиции не велся. Также определяется необходимость учета по характеристикам, если такой учет ранее не велся.

3. Определяется, какие группы подлежат нормализации. Как правило, это группы, для которых используется функционал обеспечения потребностей, планирования. Это группы с основными материалами, запчастями. Группы, в которых необходим только учет факта, например, хозинвентарь, необязательны для нормализации.
4. Анализ исторических позиций – отсутствие остатков, отсутствие в актуальных спецификациях, в заказах. Перенос таких позиций в отдельную группу, запрет выбора этих позиций в документы. Исключение этих позиций из дальнейшего анализа.
5. Анализ дублей в справочнике. Сначала используются встроенные средства 1С:ERP для поиска дублей. Также используется визуальный осмотр справочника, отсортированного по алфавиту. Потенциальные дубли помечаются, передаются на рассмотрение специалистам заказчика, ответственным за соответствующие группы номенклатуры. Решение о том, является ли позиция дублем (материалы, запчасти), должны принимать инженерные службы, т.к. эти службы определяют структуру потребности в номенклатурных позициях.

Например, с точки зрения технолога, две позиции в справочнике полностью физически идентичны для любых техпроцессов, но с точки зрения службы закупки называются по-разному, т.к. поступают от разных поставщиков. В этом процессе принимаются решения также об аналогах и заменах, если позиции не полностью идентичны по физическим свойствам и применимости для некоторых технологических процессов или видов продукции.

• На этом шаге номенклатура-дубль привязывается к основной (ведущей) номенклатуре.
• На этом шаге может потребоваться нормализация дискретного ряда по некоторым параметрам или пересмотр такой нормализации, исходя их применимости и методик планирования. Например, номенклатура «Отход трубы д25» может быть разбита на позиции «от 1 м до 3», «от 3 м до 4» и т. д. Если планирование потребностей в разрезе значений параметров не требуется, то такое разбиение на уровне номенклатуры или характеристик может быть простой альтернативой серийному учету.
• На этом шаге анализируется необходимость сворачивания учета по номенклатуре или характеристикам позаказных/уникальных позиций. Например, каждый заказ (конфигурация поставщика или покупателя) или партия, уникальный заводской номер в исторической системе реализованы как отдельная характеристика или номенклатура. Может потребоваться переход к серийному учету как базовому механизму для решения подобных задач. Признак необходимости подобного анализа – непрерывный рост справочника номенклатуры или характеристик по мере поступления новых заказов или партий.
• На этом шаге может потребоваться инвентаризация (полная или выборочная) для выявления и идентификации дублей и пересортицы.
• Может потребоваться заново сформировать справочник полуфабрикатов, если учет ПФ на предприятии ранее не велся. При этом очень важно выстроить справочник таким образом, чтобы он содержал т.н. «планово-учетные позиции» (ПУЭ). Важно то, что спецификации, которые можно получить от инженерных служб, могут оказаться более детальными, чем это требуется для идентификации в технологической цепочке только ПУЭ, а не всех подряд промежуточных изделий, учет которых и планирование не требуется. В этом случае потребуется разработка методик и механизмов перехода от «технологических» спецификаций к «планово-экономическим», используемым в системе ERP. Ошибка на этом этапе может привести к необоснованному многократному завышению количества этапов в ERP и количества вводимых производственных документов хозопераций.
• На этом шаге особое внимание уделяется определению единиц измерения каждой номенклатуры, в которой ведется учет и в которой формируются потребности и нормы расхода. Дубли могут быть обусловлены тем, что в нескольких позициях номенклатуры одно и то же наименование, но разные базовые единицы измерения.

6. Сопоставление позиций складского учета (ведущих позиций с исключенными дублями) и позициями — входами и выходами (продукцией) актуальных спецификаций. Выявление позиций в спецификациях, которых нет в складском учете, и наоборот. Наличие расхождений означает, что спецификации не согласованы с учетными позициями. Требуется приведение в соответствие складских позиций и позиций в спецификациях.
7. Привязка ведущей номенклатуры к разным наименованиям номенклатуры поставщиков для идентификации номенклатурой поставщиков и возможности заказа у поставщиков в наименованиях поставщиков.
8. Определение структуры наименования (автосборки наименования) в зависимости от параметров номенклатуры. Для этого необходимо до этого шага определить, какие виды номенклатуры требуются.

Например, для вида номенклатуры «Электродвигатели» одним из параметров номенклатуры может быть ключевое наименование «Электродвигатель», второй параметр – марка, например, «МЭЗ АИР71В4», наименование будет собрано как «Электродвигатель МЭЗ АИР71В4».

9. Определение параметров номенклатуры. Для этого необходимо до этого шага определить, какие виды номенклатуры требуются. При определении параметров необходимо учитывать требования к фасетной группировке и отбору как альтернативы отбору и группировки по иерархическим группам справочника.

Например, для вида номенклатуры «Электродвигатели» будут определены параметры «Мощность», «Тип» – однофазный или трехфазный, «Напряжение» и т.д.

10. Анализируется существующая система назначения артикулов (кодов) номенклатуры. При необходимости корректируется, разрабатывается новая методика формирования кодов согласно потребностям предприятия.
11. Разрабатывается бизнес-процесс изменения реквизитов номенклатуры и создания новой номенклатуры с блокировкой создания новой номенклатуры или ее корректировки без согласования с ответственными специалистами предприятия.

На проектах с определенной спецификой эта инструкция, разумеется, адаптируется под условия внедрения.

Например, при поэтапном внедрении, если в первую очередь запускается учетная система, учет ведется по тем позициям, которые загружены из исторической системы, без нормализации номенклатуры. Параллельно разрабатывается новый нормализованный справочник на основе конструкторской и технологической документации. Поступление на склад формируется только по новой нормализованной номенклатуре. Ненормализованные позиции постепенно расходуются со склада. Неизрасходованные за некоторое время (несколько месяцев) позиции переводятся на нормализованные позиции при помощи функционала устранения пересортицы.

За консультациями по нормализации НСИ, а также по прочим вопросам внедрения 1C:ERP  обращайтесь: 1c@itrp.ru, тел.+7(495)260-28-08.