1С:Документооборот 8

«1С:Документооборот 8» предназначен для выстраивания методологии и автоматизации учета документов, улучшения взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

Содержание страницы:

«1С:Документооборот» позволяет:

  • Контролировать задачи и поручения, полностью формализует не только документооборот, но и управление задачами.
  • Упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • Сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • Повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет повышения качества коммуникаций между сотрудниками и стандартизации шаблонов документов.

«1С:Документооборот» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться на любых предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Функциональные возможности «1С:Документооборот 8»
  • Централизованное безопасное хранение документов,
  • Оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
  • Регистрация входящих и исходящих документов,
  • Просмотр и редактирование документов,
  • Контроль версий документов,
  • Работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
  • Полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
  • Коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов, задач и поручений,
  • Маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
  • Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
  • Учет и контроль рабочего времени сотрудников.

.

Совместное использование «1С:ERP» и «1С:Документооборот КОРП»

Реализована бесшовная интеграция «1С:Документооборот КОРП» и «1С:ERP». В результате, непосредственно в «1С:ERp» будет доступен весь функционал и интерфейс «1С:Документооборот». «1С:Документооборот КОРП» встраивается в «1С:ERP» и позволяет организовать управление документооборотом в «1С:ERP».

Структура решения «1С:ERP Управление предприятием 2» в интеграции с «1С:Документооборот КОРП»:

Функционал ERP

 

«1С:Документооборот» выпускается в четырех вариантах:

«1С:Документооборот КОРП» – Для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Идеально подходит для средних, крупных организаций и холдингов.

«1С:Документооборот государственного учреждения» – Для государственных (муниципальных) учреждений со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» – Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с несложной организационной структурой и документооборотом.

«1C:Document Management» – «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

 

Сравнение версий

ПРОФ КОРП ДГУ
Корреспонденция Да Да Да
Внутренний документооборот Да Да Да
Процессы Да Да Да
Файлы Да Да Да
Договоры Да Да Да
Контроль исполнений Да Да Да
Почта Нет Да Да
Проекты Нет Да Да
Рабочее время Нет Да Да
Мероприятия Нет Да Да
Форум Нет Да Да
Отсутствие сотрудников Нет Да Да
Бронирование переговорных Нет Да Да
Календари Нет Да Да

.

Технология выполнения проектов внедрения 1С:Документооборот

 

Первый шаг. Переговоры (проводятся бесплатно)

Мы проводим переговоры о внедрении системы с собственниками или топ-менеджментом компании, где заказчик описывает цели, которых хочет достигнуть, а также задачи и проблемы, которые планирует решить при помощи автоматизации документооборота.
Мы тщательно изучаем эту информацию и  готовим коммерческое предложение. В нем мы рекомендуем программные продукты, которые необходимы заказчику, готовим дорожную карту проекта и предварительно оцениваем сроки и стоимость работ. Если переговоры завершатся успешно, мы заключаем с заказчиком договор на внедрение.

Этап 1. Предпроектное обследование компании
от 1 до 2 недель

Проводим до начала основных работ. Быстро выясняем ключевые сведения о компании, которые необходимы, чтобы спланировать работу по проекту: виды документов, бизнес-процессы, организационная структура, цели внедрения, решаемые задачи и другие системы, с которыми потребуется интеграция.
По итогам обследования мы предоставляем заказчику отчет, в котором зафиксирована вся важная для проекта информация, а также уточняем объем и стоимость последующих работ.

Этап 2. Моделирование
от 3 до 6 недель

Во время моделирования мы «пытаемся» работать в системе от лица заказчика. При этом мы используем информацию о его документах, клиентах, поставщиках, персонале и регламентах.
Мы встречаемся с руководителями подразделений и опытными сотрудниками заказчика, выясняем, как они работают, и пытаемся воспроизвести последовательность их действий в системе на небольшой выборке реальных данных.
В ходе моделирования мы описываем свойства документов, с которыми будем работать, а также готовим схемы бизнес-процессов работы с документами, которые согласовываем с заказчиком.
Затем мы готовим в системе примеры работы с документами и бизнес-процессами и проводим для сотрудников демонстрацию — показываем на этих примерах, как работает система. Если работа системы в чем-то не подходит для заказчика, мы записываем задачу по доработке и настройке системы. Цель моделирования – составить полный список всех доработок и настроек системы, которые необходимо выполнить, чтобы сотрудники компании могли в ней работать.

Этап 3. Доработка и настройка
от 8 до 12 недель

Основная работа по подготовке системы к работе – это настройка типовых функций. На этом этапе в систему добавляются необходимые виды документов с нужными реквизитами, настраиваются маршруты согласования и исполнения, настраиваются права доступа и интерфейс. Настройку выполняет консультант, уточняя требования у заказчика.
Иногда заказчикам необходимы функции, отсутствующие в типовой версии системы. В этом случае наши программисты разрабатывают их самостоятельно. В ходе доработки системы наши программисты дописывают типовую систему, подгоняют ее под требования заказчика. При необходимости консультант уточняет задачу у заказчика и дает соответствующие указания программисту. После того, как все доработки проверены на контрольных примерах и приняты заказчиком, система готова к запуску.

Этап 4. Подготовка к тестовой эксплуатации
2-3 недели

Прежде чем начать использовать систему, необходимо заполнить ее начальными данными: информацией о клиентах, поставщиках, сотрудниках, подразделениях. Для большей эффективности полезно поместить в систему уже имеющиеся в компании архивы документов.
Часть этих данных программисты автоматически загружают из предыдущих систем, часть заполняется и настраивается вручную нами и сотрудниками.
Настраиваются права доступа, проводится обучение по  работе в  системе для  сотрудников заказчика и  готовятся инструкции.

Этап 5. Тестовая эксплуатация
от 2 до 4 недель

Во время тестовой эксплуатации сотрудники начинают использовать систему. В этот период пользователи часто дают много замечаний и дополнительных требований донастроить или доработать систему. Наша команда быстро устраняет все проблемы и помогает пользователям освоить работу.
Тестовая эксплуатация завершается, когда все важные замечания пользователей к системе устранены.

Этап 6. Послепроектное сопровождение

Когда тестовая эксплуатация заканчивается, заказчик полностью переходит на работу в системе — проект внедрения считается завершенным.
Однако в  течение двух-трёх месяцев после запуска мы сопровождаем заказчика: дорабатываем систему, консультируем и  обучаем сотрудников.
Сопровождение прекращается, когда со всеми обращениями пользователей справляется собственная IT-служба компании.

.

Консалтинг в управлении документами

Зачастую, прежде чем начинать проект по внедрению 1С:Документооборот, требуется провести полное описание всего документооборота компании «как есть» и целевой модели документооборота «как надо».

Если вы поручаете внедрение рекомендаций нам – эксперт «1С» формализует процедуры работы с документами, зафиксирует зоны ответственности подразделений в рамках корпоративного документооборота и предоставит готовый пакет локальных нормативных актов.

Этапы методического проекта:

  • Диагностика документных процессов, формирование рекомендаций.
  • Проектирование целевой модели документооборота.
  • Регламентация документооборота.
  • Создание центра компетенций по документообороту.

Результат проекта:

  • Аналитическая записка по итогам обследования с рекомендациями (Модель “Как есть”, рекомендации “Как надо”).
  • Функциональные требования к системе (Модель “Как будет”).
  • Локальные нормативные акты.
  • Кроме того, мы обучим ваших сотрудников работать по новым правилам и поможем максимально безболезненно принять изменения в управленческих процедурах.
Связаться по вопросу внедрения продукта или оказания услуг
Видео о продукте
Сделайте работу с документами удобной и эффективной

Современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления процессами делового документооборота.

Автоматизация учета движения документов, включая загрузку материалов из электронной почты и сканеров.

Бесплатное мобильное приложение для удобного доступа из любой точки мира для владельца и сотрудников компании.

Удобная интеграция “1С:Документооборот 8” с “1С:ERP”, позволяющая организовать работу в одном информационном пространстве.

Вы уже смотрели
^