Организационные задачи Заказчика на проекте
В первую очередь, отметим что Заказчик должен определиться со следующими ключевыми ролями и группами сотрудников:
- Владелец проекта. Утверждает требования к системе, принимает решения о финансировании работ и о приемке работ.
- Руководитель проекта. Осуществляет организационные мероприятия со стороны Заказчика и обеспечивает необходимые взаимодействия на проекте. Должен обладать необходимыми полномочиями для организации работ сотрудников предприятия. Загрузка 3 ч в день.
- Менеджер проекта. Выполняет операционный контроль выполнения задач проекта и обеспечивает документооборот. Загрузка 3 ч в день.
- Рабочая группа проекта (РГ), состоит из ключевых руководителей подразделений, входящих в рамки проекта. Загрузка 1-2 часа в день. Функции группы:
- Выработка требований к системе.
- Предоставление материалов для работ Исполнителю.
- Оценка методических решений, анализ и согласование проектной документации.
- Заключение о результатах работ.
- Оперативная группа ИТ-специалистов (ОГС). Загрузка – полная, 8 часов день. Функция группы
- Организация работы пользователей, контроль за выполнением регламентов и рабочих инструкций.
- Методическая помощь пользователям и эскалация вопросов на уровень Исполнителя при необходимости (обратная связь).
- Контроль правильности эксплуатации базы данных и программных средств, администрирование системы, корректировка прав доступа.
- Ключевые пользователи. Из всех пользователей по каждой подсистеме, отделу выделяются пользователи, наиболее ответственные и способные к обучению. В дальнейшем эти пользователи с одной стороны участвуют в выработке требований к системе, и являются центрами компетенции по системе в своем отделе.
Выделение человеческих ресурсов предприятия – рабочего времени персонала на проект, и мотивация персонала – важнейшая задача Заказчика.
Практический опыт показывает, что внедрение автоматизированной ERP-системы – это на 80% проект организационных изменений на предприятии, и только на 20% – проект установки, доработки и настройки программ!
Распределение трудоемкости проектных работ (в абсолютном выражении) на стадиях:
- Функциональное моделирование: Исполнитель 50%, Заказчик 50% (выработка требований, анализ и согласование результатов).
- Функциональные требования на доработки: Исполнитель 70%, Заказчик 30% (выработка требований, анализ и согласование результатов).
- Реализация: Исполнитель 90%, Заказчик 10% (участие в испытаниях, анализ результатов испытаний).
- Ввод в действие (пусконаладка): Исполнитель 30%, Заказчик 70% (ввод и выверка исходных данных).
- Опытная эксплуатация: Исполнитель 20%, Заказчик 80% (работа пользователей в системе).
Как правило, на проектах мы предлагаем различные схемы мотивации персонала с использованием KPI. Особенно важно эти схемы применять для пользователей. Но бывают случаи, когда подобные подходы требуются и для руководителей (рабочая группа) в силу их занятости.