Пример с проекта 1C:ERP: Экономия на перераспределении работ

Возможно ли изменение проектной технологии, с перераспределением работ между специалистами исполнителя и заказчика? Если заказчик хочет и может выполнить часть задач собственными силами, то позволит ли это сэкономить бюджет внедрения? Обычно – да, такой перенос определенного объема функций вполне возможен. При этом в каждой конкретной ситуации надо все же анализировать, какие именно задачи предложено перераспределить, на какие смежные работы это повлияет, как отразится на проекте в целом и на отдельных его стадиях.

Речь в любом случае не идет о том, что по типовой технологии заказчику вообще ничего не надо делать, все работы выполняют привлеченные эксперты, а заказчику принесут готовую систему “под ключ” – конечно, так не бывает. Если принесут, то как метко заметил один из наших потенциальных клиентов, это система будет «под гаечный ключ»  ;-) 

Проект внедрения всегда требует совместных усилий. И от специалистов предприятия всегда требуется проработка организационных, административных и методических решений. Но может ли заказчик взять на себя работы, которые обычно выполняет внешний партнер?

Например, привлечение штатных ИТ-специалистов предприятия на поддержку системы после ее запуска в опытную эксплуатацию мы считаем хорошей практикой – конечно, если заказчик сам в этом заинтересован и у него есть подходящие сотрудники. На завершающих этапах проекта нет критичных требований к специализированным компетенциям, от специалистов не требуется принимать критично важных проектных решений.  Напротив, на начальных этапах важность и сложность задач наиболее высока. И на нашей практике крайне редкими были случаи, когда руководитель автоматизируемого предприятия предлагал бы:
– Давайте функциональное моделирование вот этих бизнес-процессов сделаете вы, а вот по этим бизнес-процессам моделирование пусть выполнят мои системные аналитики из ИТ-отдела!

Пожалуй, если собственные программисты и аналитики предприятия достаточно квалифицированы, то перенести на них часть работ, начиная с этапа реализации доработок, нередко оказывается возможным. Это действительно позволяет сэкономить определенный объем затрат в общем бюджете проекта. Но нужно учитывать следующее:

• Перенос отдельных задач с внешних на внутренних специалистов должен быть тщательно спланирован и правильно организован. Как минимум, штатным специалистам до начала соответствующего этапа обязательно пройти по принимаемым задачам инструктаж, обучение и аттестацию у руководителя проекта.

• Длительность выполнения проектных задач собственными силами, как правило, заметно больше, чем при выполнении тех же работ нашими специалистами. Дело не только в квалификации, но и в опыте и навыке выполнения проектных функций. А также в мотивации: как правило, специалисты внешнего подрядчика намного сильнее материально мотивированы на конечный результат.

На недавнем внедрении 1С:ERP куратор проекта со стороны предприятия (начальник ИТ-отдела) в условиях жесткой ограниченности финансирования доработок программы предложил:

– Мы не готовы сами программировать, но т.к. мои сотрудники очень способные и компетентные, то в целях экономии мы хотели бы полностью своими силами выполнить тестирование доработок, подготовить программу испытаний и сами выполнить по ней функциональные испытания доработок.

На основании результата испытаний принимается решение о готовности системы к началу опытной эксплуатации, либо выявляются недостатки – и запуск в эксплуатацию инициируется после устранения критичных недоработок.

По типовой технологии подготовка и выполнение испытаний являются обязательными совместными работами заказчика и исполнителя (исполнитель в основном выполняет методическую поддержку испытаний, заказчик при этом контролирует результат). При выполнении тестирования и испытаний только сотрудниками автоматизируемого предприятия, без участия экспертов ИТРП – действительно, удалось примерно на 14% сократить стоимость соответствующего этапа работ. Но длительность этого этапа очень сильно увеличилась!

Базового обучения функциональных заказчиков по подсистемам 1С:ERP, по использованию доработок и по проведению испытаний – все же оказалось недостаточно. Фактически пришлось в авральном режиме провести дополнительное обучение, которое при обычной технологии выполнялось бы в рабочем порядке уже на следующем этапе, при запуске системы в эксплуатацию. В итоге сотрудники ИТ-отдела все же справились с взятыми ими на себя задачами: протестировали все доработки и успешно провели испытания, однако при отсутствии соответствующего опыта это заняло у них в разы больше времени, чем при выполнении испытаний совместно с нашими консультантами.

Этап реализации доработок 1C:ERP на данном проекте в цифрах: на программирование в план-графике было выделено 20 рабочих дней, тестирование и испытания по типовой технологии (совместное участие) планировалось на 5 рабочих дней, по факту тестирование и испытания при их выполнении самостоятельно только штатными сотрудниками заказчика заняли 25 рабочих дней. То есть первоначальная длительность этапа в 25 раб. дней (20+5) – увеличилась почти вдвое, до 45 раб. дней (20+25). 

Резюмируем: оправдана ли такая экономия бюджета? Возможно, почему бы нет, если сроки внедрения для предприятия не слишком критичны… В любом случае важно помнить, как мы отметили выше, что подобное перераспределение задач требует серьезной организационной подготовки и обязательного предварительного обучения!

[evc_social_likes]