Четыре пожара при переезде или сложности проекта перехода от 1С:УПП к 1С:ERP

«Один переезд равен четырем пожарам» (народная мудрость)

Так сложилось, что фирма ИТРП, работающая на рынке автоматизации производственных компаний, при внедрении 1С:ERP иногда встречается у клиентов с ранее применяемыми системами на базе “1С:Управление Производственным Предприятием”. Часто заказчик воспринимает проект как переезд из одного дома в другой. Запрос так и ставится – «Хотим перейти на 1С:ERP».

Так ли похож проект внедрения на переезд?

Переездов без потерь не бывает, недаром говорят, что один переезд равен четырем пожарам. Где может «Загореться»?

Давайте попробуем разобраться, стоит ли воспринимать такой проект как переезд. В первую очередь нужно понимать, что 1C:УПП и 1С:ERP это разные инструменты, предназначенные для разных целей.

УПП:

• фиксация факта совершения операции.
• работает «от первичного документа»
• работает с горизонтом «назад в прошлое»
• Предназначена для контроля деятельности.

ERP:

• планирует деятельность, запускает исполнение, контролирует факт.
• владельцы системы – владельцы бизнес-процессов.
• отталкивается от запланированных бизнес-процессов
• работает как с планами будущих периодов, так и с историческими данными
• Предназначена для работы с полным циклом управления. План – исполнение – контроль -анализ и корректировка.

Можно ли, используя 1С:ERP как инструмент, создать «точно такую же систему, как УПП»? Наверное – можно, но непонятна цель. Такое применение сильно напоминает езду на самолете по дорогам общего пользования. Громко, дорого, сильно мешают крылья, но из пункта А в пункт Б доехать получится.

Начиная проекты внедрения, мы всегда стремимся донести до сотрудников Заказчика одну мысль – в отличии от учетной системы, любая 1C:ERP – это в первую очередь концепция управления предприятием, и только на 30% это программный продукт, как инструмент этого управления. Можно сказать, что это смена образа жизни, вызванная переездом из небольшой квартиры в спальном районе большого города в загородный дом.

Ну а если вы все же решились, ожидаете, что в рамках проекта внедрения ERP будут решены существующие организационные проблемы, тогда давайте посмотрим, какие «пожары» нас ожидают. Где будут сложности и возможны потери.

Пожар первый. Нормативно – Справочная Информация

Есть типовые правила переноса НСИ из 1С:УПП в 1С ERP. Работает. Получается. Но… Чувствуете, дымком потянуло?

Учетные системы не такие требовательные и, если НСИ не уделялось достаточно внимания, скорее всего потребуется оптимизация структуры, очистка дубликатов, удаление «исторических артефактов», дополнение недостающей информации. Как правило, проект 1С:ERP начинается с целью получить больше функций, чем в существующей системе, и под новые требования нужна будет новая, более детализированная, содержащая больше данных, по-другому построенная структура. По нашему опыту, этап нормализации НСИ под требования новой системы стоит выделить в отдельный под-проект, идущий параллельно с внедрением. Его длительность может оказаться близка примерно к половине длительности всего проекта. При этом очень «пожароопасно» ставить работы по НСИ в очередь. Работы должны выполняться параллельно с моделированием системы. Чтобы не оказалось, что результат не применим в проекте, потому что требования к НСИ, полученные при моделировании какого-то из бизнес-процессов, полностью перечеркнули ранее спроектированную структуру данных.

Пожар второй «У бухгалтера руль отобрали»

Как уже говорилось выше, системы ERP сильно отличаются от систем учета. Одним из таких отличий является изменение места возникновения информации. Если раньше вся первичная информация вводилась и, что уж скрывать, редактировалась в бухгалтерии, то теперь ввод информации переместился максимально близко к местам ее возникновения, появляются механизмы автоматизированной обработки. С одной стороны, это сильно облегчает работу бухгалтерии, оставляя ей функции контроля и отчетности, с другой – лишает привычной «картины мира», в которой результат учета был вполне управляем. И тут как раз у нас появляется «риск возгорания» при неправильных действиях в проекте внедрения:

– Оставим ввод информации там, где он был в УПП? Тогда на рабочем месте «сгорит» бухгалтер, заваленный сильно увеличившимся потоком данных, а сама 1С:ERP «оторвется от реальности», перестанет давать целостную и актуальную информацию о ситуации на предприятии.

– Дадим возможность бухгалтеру привычно рулить результатом учета – тогда «сгорит» ERP, имеющая массу взаимосвязей, которые при ручной корректировке в одном месте могут выдать совершенно неожиданный результат в другом.

Что делать, чтобы избежать потерь?

В рамках перехода на 1С:ERP обязательно нужно обратить внимание на понимание бухгалтерами механизмов работы системы – «как можно и нельзя, что происходит, когда…» Эксперты компании ИТРП, занимающиеся внедрением финансовых блоков 1С:ERP, выделили такой критерий для оценки качества проекта. Если бухгалтера считают, что в 1С:ERP работать тяжелее, значит в проекте либо недостаточно уделено внимание обучению пользователей, либо выбраны не оптимальные сценарии работы.

Если фраза «1С:ERP предназначена для получения достоверных данных о деятельности предприятия и управлении на основе этих данных» в слове «достоверных» не совсем совпадает с вашими потребностями – стоит задуматься, возможно, стоит поискать решение проблемы за рамками проекта внедрения 1С:ERP. С другой стороны, нужно понимать, что ни одна учетная система не может предоставить руководству предприятия такого объема управленческой информации.

Пожар третий «Горит или тлеет»

Постепенный переход или все и сразу. Как выбрать стратегию.

Раздел научного менеджмента «Управление развитием и изменениями» для ситуаций замены жизненно важных составляющих бизнеса предполагает две противоположные стратегии: постепенной замены, как бы пропитывания старого новым и создание параллельной работоспособной структуры с одномоментным переключением со старой структуры на новую. Как это часто бывает с научными теориями – в чистом виде в реальной жизни обе стратегии не работают. Для ситуации с переходом на 1С:ERP вопрос выбора стратегии крайне актуален. И универсального рецепта не существует, для каждого предприятия выбор стратегии индивидуален, даже для одного и того же предприятия в зависимости от времени старта оптимальной могут оказаться разные стратегии.

Какие факторы влияют на выбор, где может «Загореться»?

Первый и самый очевидный «очаг возгорания» – функционал регламентированного учета нужно начинать с начала отчетного периода. Его нельзя вести чуть-чуть в одной системе и чуть-чуть в другой. Идеально выключить старое и начать пользоваться новым с начала года. Не успеваем? Один из кварталов или полугодие к вашим услугам. Но при этом нужно помнить, что данные с начала года придётся переносить в новую систему. Это трудозатраты и деньги. Возможно, стоит сэкономить и отложить старт проекта или растянуть график работ так, чтобы его «финиш» пришелся на начало следующего года. Можно растянуть начало проекта. Помните, у нас там НСИ дымом пахнет? Вот как раз и будет время разобраться. А можно более тщательно подойти к работам по опытной и опытно-промышленной эксплуатации.

Предприятие большое, бизнес-процессы сложные, в рамках проекта будет проведено много организационных изменений? Шанс уложиться с запуском в первые январские дни невелик… Ошибки, недоработки – все это будет появляться во время запуска и добавлять седых волос всем участникам проекта. Лучше не рисковать одномоментным внедрением. «Гореть» будет хоть и не долго, но очень активно. Вплоть до полной остановки проекта перехода на новую систему. Для проектов с высокой сложностью функционала лучше избрать стратегию по-модульного переключения с организацией обмена. Например – запускаем складской учет в новой системе, потом подключаем следующий модуль… При выборе такой стратегии нужно помнить – организация обмена весьма недешевое удовольствие. По нашему опыту, для среднего производственного предприятия «жизнь в двух параллельных вселенных» может увеличить бюджет проекта на 2-3 млн. только на создание механизмов обмена данными, причем нужно помнить: обмен – временная мера, по окончанию проекта результаты этих работ востребованы не будут.

Хотя плавный переход и кажется более надежным и меньше влияющим на предприятие, его преимущества могут быть перевешены риском постепенного перехода проекта в вяло текущий и никогда не заканчивающийся. Любое изменение, а проект внедрения 1С:ERP особенно, — это повышенные трудозатраты обычных сотрудников и как обратная реакция – сопротивление новому. Есть соблазн доказать, что старая система лучше, надежнее… А значит – «давайте в ней еще немного поработаем, и вообще мне некогда осваивать новую систему, я все в старую заношу». Такой… «торфяной пожар» – огня не видно, все в дыму, провалиться в очаг горения можно внезапно, тушить тяжело. Есть угроза потерять важные данные где-то на стыке систем, есть более высокая стоимость владения фактически двумя дублирующими системами. И тут без волевого решения «выключить сервера из розетки» не обойтись.

Какой путь выбрать? Можно решить после анализа важности для конкретного предприятия всех возможностей, вероятности реализации и размеров рисков. Например, сформировав такую таблицу (вес и сами факторы – условны):

Пожар четвертый «Как не сделать хуже»

Наша УПП сейчас пока еще лучше, чем типовая ERP, что делать?

31 августа этого года конфигурации “Управление производственным предприятием” системы “1С:Предприятие 8.0” исполнилось 16 лет.

За прошедшее время компании, имеющие в штате собственных бизнес-аналитиков и разработчиков, очень серьёзно расширили функционал собственных автоматизированных систем, созданных на базе Управления производственным предприятием. На сегодняшний день встречаются системы, близкие по своим возможностям к 1С:ERP, но обладающие неоспоримым достоинством – они сделаны под конкретное предприятие, конкретное производство. К сожалению, такие системы часто имеют и недостатки – так как они развивались, «следуя за бизнесом» и создавались методом наращивания функционала по требованиям, назвать их структуру оптимальной можно не всегда. В какой-то момент очередной запрос бизнеса заставляет задуматься – дописывать очередной модуль к своей системе (Куда его приклеить????) или все же пора переходить на тиражное решение, тем более что большая часть с таким трудом созданного функционала сейчас доступна просто из коробки… Однако при внимательном анализе оказывается, что «счастье из коробки» не всегда доступно. Механизмы планирования, заложенные в типовом решении, могут не подходить конкретному производству, особенности учета могут не совпадать с вариантами, заложенными в типовое решение.

Получается, что с одной стороны есть риск, и не маленький, «пожара» на существующей системе:

• Архитектура, как правило, не оптимальна, есть риск, что дальнейшее развитие функционала будет ухудшать удобство использования, а часто приходится встречать ситуацию, когда что-то добавить уже нельзя, потому что старое просто перестанет работать.
• Владельцами системы являются конкретные сотрудники ИТ отдела, в случае их ухода – в лучшем случае потребуется тратить время и ресурсы на поиск высокоуровневых специалистов и оплачивать их труд по изучению системы. При этом не факт, что существующая система нормально документирована. В худшем – с уходом сотрудника получим остановку системы.

С другой есть понимание, что простым переход не будет, сотрудники привыкли к предоставляемым сервисам, разработанным «точно под них» и есть риск «сгореть», потратив деньги на внедрение и получив систему, которую никто не использует. Или используют, но все отчетливо понимают, что до того было удобнее, меньше трудозатрат…

Владельцам больших «исторических» систем с развитым функционалом можно посоветовать только один выход. Тщательное функциональное моделирование уже реализованных в 1С:УПП бизнес-процессов на типовом функционале 1С:ERP. С отрисовкой в одной из нотаций, отработкой процесса на тестовой базе. При этом нужно понимать, что итогам моделирования может быть не только принятие решения о внедрении и выполнении каких-либо доработок, но и отказ от внедрения, с поиском других методов решения задач, ставших причиной рассмотрения перехода на 1С:ERP.

Наводнение

«Китайские новогодние игрушки – блеск тот же, но не радуют»

Ошибки и недобросовестные внедрения

Весьма потрепанные и замусоленные понятия «Индустрия 4.0» и «Цифровизация» в своем реальном значении постепенно становятся все более актуальны для бизнеса. Работать с одной системой «посмертного учета» становится не комфортно. Сроки готовности заказа клиенты требуют назвать уже не с точностью «в ближайшее 6-9 месяцев», а «какого числа конкретно». Идея держать запасы на год работы предприятия все больнее бьет по карману.

Изменение обстановки породило повышение спроса на системы на базе 1С:ERP. К сожалению, появление команд внедрения, обладающих должной квалификацией и методологией, не поспевает за спросом. В классической ситуации превышения спроса над предложением не могли не появиться «предложения-заменители». И если с технологией проекта, нащупав правильный путь «Концепт (предпроект) – Функциональное моделирование – Фиксация разрывов – Доработка – Запуск», все разобрались, что кроется за названиями каждого из этапов – по-прежнему трактуется по-разному, часто не в пользу Заказчика.

Особенно часто встречаются «подделки» на этапах Концептуального проектирования (предпроектного обследования) и Функционального моделирования.

В компании ИТРП этот этап называется «Концептуальное проектирование». Его задачи:

• формализовать цели проекта,
• определить функциональные рамки будущей системы,
• разработать план реализации, дать прогноз трудоёмкости и стоимости,
• определиться с подходящей стратегией реализации,
• в первом приближении определить возможные проблемы с отражением бизнес- процессов в типовом решении,
• определиться с подходящими для целей проекта программными продуктами

Как понять, что вам предлагают подделку вместо предпроектных работ?

В отчетах о «поддельном» предпроектном обследовании чаще встречаются описания бизнес – процессов предприятия, цитаты из существующих регламентов, стенограммы интервью. Иными словами, подделка содержит исходную информацию, иногда сомнительной достоверности, но не содержит результатов анализа информации. Много воды, пользы – мало.

К счастью, этап короток, стоимость сравнительно невелика, попавшись на подделку, можно относительно спокойно инициировать повтор этапа с другим исполнителем. На рынке уже есть примеры, когда внутренний тендер Заказчик проводит по результатам заказанных нескольким исполнителям предпроектных работ.

Сложнее распознать некачественное функциональное моделирование, и столкнувшемуся с ним Заказчику такое столкновение обойдется дороже. Речь может идти о нескольких месяцах работы и миллионах рублей, которые придётся списать. К нам в ИТРП за последнее время обращалось несколько компаний, имеющих на руках «функциональную модель», ценность которой для проекта внедрения стремилась к нулю. По итогам анализа этой документации были выведены формальные признаки, по которым можно распознать подделку:

1. Нет процесса моделирования. Описано в стиле документации к системе
2. Рассмотрены процессы линейные, нет отклонений, обратных петель
3. Пользователи в системе в процессе моделирования, не работали, в модельной базе нет пользователей Заказчика (лучше всего с профилями прав)
4. Большие вставки из документации (зачастую без форматирования)

Автор: Егор Грациано

Большое спасибо Экспертам:

Сергею Дьяконову, Владимиру Петрову, Анатолию Полякову, помогавшим советом и добрым словом при подготовке материала.

Отдельное спасибо Сергею Одинокову за чеканные формулировки признаков поддельного функционального моделирования.

Компания ИТРП предоставляет полный цикл услуг по переходу от 1С:УПП к 1С:ERP.

Обращайтесь – поможем!

itrp.ru/perehod-s-1s-upp-na-1s-erp