Новые методики резервирования и обеспечения потребностей в 1С ERP (Закрытая часть)

Продолжение статьи “Новые методики резервирования и обеспечения потребностей в 1С ERP”.

Первая часть статьи>>>

Таким образом, резервирование в новой схеме заключается в постановке заказа клиента в график. При этом, постановка в график выполняется пользователем по каждой строке заказа отдельно.  Для этого пользователь указывает реквизит «Действие» в строке заказа.

Варианты действий:

• «Не обеспечивать». Строка заказа не поставлена в график, и не требуется ее ставить в график. Например, клиент еще не внес аванс.
• «К обеспечению». Строка заказа не поставлена в график, но по возможности, ее надо будет поставить в график. Строка ждет обеспечение. Если товара на складе не хватает, чтобы поставить строку заказа в график, это действие является сигналом для формирования новых заказов на поставку.
• «Резервировать к дате». Строка заказа поставлена в график, дата расхода по графику равна дате отгрузки.
• «Резервировать на складе». Строка заказа поставлена в график, причем дата расхода со склада равна всегда текущему моменту времени. То есть в графике ПРО строка сразу списывает текущий остаток на складе, поскольку на текущий момент времени в графике есть только фактический остаток.
• «Отгрузить». То же самое, что «Резервировать на складе», но это же и команда на отгрузку.

Особо следует отметить действие “Резервировать на складе“:

Если зарезервировано на складе – программа, при построении графика ПРО, выполняет расход текущим моментом времени, то есть с текущего запаса товара. Несмотря на то что дата отгрузки в заказе – не сегодня! То есть будущая дата отгрузки «захватывает» остаток уже сейчас.

Если запаса сейчас в нужном количестве нет (с учетом других плановых расходов по другим заказам  с действием «резервировать со склада») то будет отказано в проведении заказа с сообщением о нехватке свободного кол-ва на складе.

Итак, график планово-расчетных остатков (ПРО) строится следующим образом:

• Берем текущий остаток склада. Это исходная точка.
• Исходную точку уменьшаем на количество в строках всех заказов «Резервировать на складе».
• От получившегося остатка начинаем выстраивать график, учитывая все будущие поставки и все строки заказов клиентов с действием «Резервировать к дате», с датами поставки и отгрузки.

Для того, чтобы заказ «встал» в график ПРО, нужно, чтобы:

• В строке заказа должно быть проставлено пользователем  действие «Резервировать на складе», «Отгрузить», или «Резервировать к дате»
• Заказ должен быть проведен.
• Если используется статусы заказов, то заказ должен быть в статусе не ниже чем «К выполнению»

Такая схема позволяет очень просто найти дату, на которую можно отгрузить товар – то есть разместить заказ в графике. В старой системе решение такой задачи нетривиально.

Мы рассмотрели алгоритм резервирования. Теперь рассмотрим с методической точки зрения разные варианты резервирования.

«Резервировать на складе»:

• Означает, что строка заказа поставлена в график отгрузок непосредственно со склада, но ни в коем случае из заказов поставок.
• Товар под строку заказа есть физически в наличии, а это 100% гарантия его отгрузки в любую будущую дату.
• Плановая дата отгрузки в заказе может быть любой. Изменение плановой даты отгрузки в строке заказа ни изменяет гарантированность отгрузки по строке в полном количестве.
• Резервирование на складе не является оптимальным, если отгрузка достаточно отдалена по времени, поскольку захватывает текущий запас, не оставляя возможности его отгрузки под новые срочные заказы.
• Резервирование на складе является наиболее комфортным для менеджеров, так как дает 100% гарантию отгрузки. Однако, злоупотребление этим методом приведет к избыточному резервированию на складе под отдаленные заказы.

«Резервировать к дате»

• Означает, что строка заказа клиента обеспечена на дату отгрузки  суммарно из остатка и всех плановых поставок, которые будут раньше отгрузки.
• Смещение влево плановой даты отгрузки, или смещение вправо дат поставки может привести к срыву обеспечения обеспеченного ранее заказа клиента.
• Поставки образуют «общий котел», из которого обеспечиваются заказы клиентов разных менеджеров.
• Исключена «локальная субоптимизация» резервирования (“перетягивания менеджером одеяла на себя” в ущерб бизнесу). Заинтересованность менеджера в своем заказе толкает его резервировать более ранние поставки или даже текущий запас, блокируя тем самым поставки для более ранних заказов клиента. Для менеджера в новой схеме будет важен весь общий «котел» поставок. При срыве любой поставки страдают все менеджеры в равной мере а не тот кому «не повезло». И вопрос со снятием заказа клиента с отгрузки при срыве обеспечения решается в интересах компании а не менеджера.
• Если приходится корректировать сроки и количества в заказах поставок, то неизбежно происходит срыв обеспечения всех последующих заказов клиентов и придется перераспределять, какие заказы клиентов снимать с обеспечения или передвигать на более поздние даты. Для этого в системе есть соответствующие сервисы.
• Поэтому, «резервирование к дате» удобно использовать, если сроки и количества в заказах поставок соблюдаются неускоснительно. Только тогда менеджеры доверяют графику. В противном случае, менеджерам будет удобнее резервировать свои заказы в конкретных заказах поставщику, и соответственно, контролировать чтобы заказ поставщику был исполнен. Новая схема такой индивидуальный контроль исключает, так как все заказы поставщиков обеспечивают все заказы клиентов.

Обособление

Если все-таки новая схема обеспечения не подходит, предусмотрена альтернатива – схема «Обособление» , похожая на старую схему. Эта схема применяется,  если недопустимо резервировать номенклатуру из «общего котла». Например:

• Номенклатура одна, но под каждый заказ клиента требуются особые свойства. Например, размеры.
• Формирование маржи для конкретной пары Заказ-клиента/заказ поставщику.
• Невозможно резервирование в общем котле – менеджер продаж сам контролирует заказы поставщику, в которых он разместил свои заказы клиентов.

Обособление основано на дополнительном складском разрезе учета «Назначение». Назначение – это заказ клиента, или другой заказ, образовавший потребность.

• Если в остатках товара назначение пустое – товар свободен (не обособлен).
• Если в остатке товара назначение непустое – товар зарезервирован под этот заказ (обособлен).
• В заказе поставки также указывается назначение, тем самым строка заказа обособляется (резервируется под конкретный заказ клиента).
• Если в заказе поставки назначение пустое – поставка свободна (не обособлена).

Таким образом, обособление методически очень похоже на старую схему резервирования:

Работает такая схема следующим образом.

• В строке заказа клиента указываем действие «Обеспечивать обособленно»
• В заказе поставки указываем назначение.
• Если нужно зарезервировать в остатке свободный (необособленный) остаток, то документом «Корректировка назначения товара»:
  • товар списывается с пустого назначения.
  • и приходуется на заданное назначение.

При поступлении на склад – в документе указываем непустое назначение. Это происходит автоматически при поступлении на основании обособленного заказа поставки.

Опционально – блокируются попытки обособить товар на складе или в поставках больше, чем нужно по заказу клиента, который обеспечен обособленно

При отгрузке со склада – в документе указываем непустое назначение. Назначение проставляется автоматически при отгрузке на основании обособленного заказа. Блокируются попытки отгрузить обособленный товар под другой заказ.

Далее, в отчете по остаткам и движению склада можно выводить остатки в разрезе «Назначение», группировать, отбирать.

Отметим, что разрез “назначение” можно использовать для других целей, например разделения остатков склада по проектам…

Раздельное управление резервированием в строках заказа

Новая схема предполагает управление резервированием и датой отгрузки для каждой строки заказа отдельно, поскольку действие резервирования и дата отгрузки, как и количество товара указывается в строке заказа клиента.

Как следствие, если количество товара в строке по разному обеспечено:

• например часть удалось зарезервировать на складе, и дата отгрузки может быть любая какую желает клиент, а часть этого же товара зарезервирована к дате, после ожидаемой поставки,
• то строку заказа неизбежно придется поделить на две, а может даже на три и больше!

Например в заказе 100 шт, при этом 20 шт зарезервировали на складе, 30 шт – в поставках, а 50 еще ждут обеспечения, то строку заказа придется разбить на 3 строки (по 20, 30 и 50 шт), и в каждой указать соответствующее Действие. Сначала это может показаться неудобным, но надо иметь в виду что поскольку количество строки обеспечено по разному, лучше всегда видеть это сразу в заказе чем открывать дополнительные формы и отчеты. Тем более, что из-за разного обеспечения даты отгрузки по строкам тоже могут отличаться.

Желаемая и плановая дата отгрузки

В заказе клиента указывается две даты отгрузки:

• Желаемая дата отгрузки. Это ориентир, к которому нужно стремиться. Программа будет выдавать рекомендации по изменению плановой даты отгрузки (даты расхода в графике)  так, чтобы приблизить ее к желаемой дате.
  • Желаемая дата указывается одна на весь заказ. Она одна для всех строк.
• Плановая дата отгрузки. Это дата плановая расхода по графику, при постановке заказа в график ПРО. Фиксирует, к какой дате он обеспечен или должен быть обеспечен.

Плановая и желаемая даты могут не совпадать. Такое расхождение означает, что клиент может получить товар позже или раньше даты, им заявленной. В “дату желаемую” удобно записывать дату, в которую с клиентом договорились отгрузить товар. Напротив, “плановая дата отгрузки” по сути это не дата отгрузки, а дата, на которую можно отгрузить товар, то есть он будет в наличии на складе.

Например, если плановая дата отгрузки 10 июля, то это значит что клиент может забрать товар не раньше 10 июля. При этом, если дата желаемая 8 июля, это значит что пожелания (или договоренность) с клиентом нарушена – заказ просрочен на 2 дня. Если же желаемая дата 15 июля, это значит что есть страховое время 5 дней, когда товар будет пролеживать на складе в ожидании отгрузки.

Плановую дату отгрузки в заказе можно указывать построчно или опционно для всего заказа в целом.

Если плановая дата отгрузки указана для всего заказа в целом, то она автоматически рассчитывается равной максимальной дате отгрузки всех строк.

Инструменты резервирования

В новой схеме резервирования 1С:ERP, УТ11,КА2 предусмотрены следующие инструменты:

1.Выбор в заказе Действия резервирования и плановой даты отгрузки. Программа подскажет:

• Какие действия возможны для строки заказа – поставить в график (то есть «Резервировать на складе», «Резервировать к дате», «К обеспечению»).
• К какой дате и какое количество можно отгрузить (исходя из текущего остатка и будущих поставок)
• Предложит разделить строки с разными действиями, количеством отгрузки и датой отгрузки так чтобы оптимально выполнялась желаемая дата клиента.

2.Рабочее место «Состояние обеспечения заказов». Выводит развернутую информацию о состоянии обеспечения и рекомендации по дообеспечению или исправлению обеспечения, которую можно выполнить здесь же – в результате в заказах изменяются действия и плановые даты отгрузки.

3.Рабочее место «Формирование заказов по потребностям». Формирует новые заказы на поставку, если на складе недостаточно товара обеспечения для принятых заказов (потребностей).

4.Для обособления предусмотрены отдельные инструменты:

• Указать действие «Обеспечивать обособленно» в строке заказа.
• Возможность указать назначение в заказе поставщику.
• Документ «Корректировка назначения товара»

Более подробно о схемах резервирования и обеспечения, их использовании, можно прочитать в книге “Секреты 1С:ERP. Обеспечение потребностей и резервирование”.