Лоскутная автоматизация, или как управлять «зоопарком» программ

Автор: Николай Лисин, руководитель отдела разработки, компания ИТРП, lisin@itrp.ru
19.06.2009

Существует два диаметрально противоположных подхода к задаче автоматизации различных управленческих функций производственного предприятия. В этой статье мы постараемся определить, какой из подходов предпочтителен, а какой лишь допустим, и в каких именно ситуациях и условиях каждый из них имеет право на существование. Эта тема достаточно популярна, она часто обсуждается как специалистами по ИТ, так и профессиональными управленцами. Тем не менее мы надеемся представить читателю дополнительную точку зрения, которая может оказаться полезной в принятии решений о выборе стратегий автоматизации.

Рис. 1. Взаимосвязь бизнес-процессов предприятия.

Рис. 2. Области задач, решаемых комплексной информационной системой.

Внедрение комплексной системы, или «гигантомания». На «бытовом» уровне можно найти множество аргументов против такого подхода. Кажется разумным автоматизировать каждый блок задач с помощью своей небольшой системы, которая проста, удобна и «заточена» под выполнение конкретной задачи. Эти системы дешевле, их легче внедрить и работе с ними проще обучить. Фактически отдельные микросистемы – это специализированные решения, а не громоздкий и плохо управляемый продукт «все-в-одном».

Применение «локально-кусочной» системы, или «зоопарк» программ. В результате такой «кусочной» автоматизации предприятия получают разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых сравнима с общей стоимостью комплексного решения. Зачастую отсутствие единой стратегии развития автоматизированных систем приводит к созданию незаконченных фрагментов информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут эффективно применяться в практической деятельности предприятия. При этом предприятие продолжает нести дополнительные затраты на дублирование функций, которые могла бы выполнять комплексная информационная система, и обслуживание трудоемких процедур обмена данными. Этот так называемый зоопарк программ характеризуется низкой доступностью информации о предприятии: необходимая информация есть в базе данных, но она порой противоречива и недоступна напрямую руководству. Специалисты подразделений могут успешно пользоваться этими данными, но до руководства они доходят с задержками и в виде громоздких сводок, неприемлемых для оперативного анализа и принятия решений.

«Зоопарк» или «гигантомания» – истина посередине и немного сбоку

По нашему мнению, вопрос выбора между комплексной или локально-кусочной автоматизацией принципиально некорректен. Правильная постановка вопроса такова: какие области, данные, задачи, функции можно разнести по разным программам, а какие – крайне нежелательно? Когда речь идет о решении двух разнородных задач, например, о расчете режима работы станка и о ведении взаиморасчетов с контрагентами компании, работать в разных программах принципиально удобнее и правильнее.

Здесь имеет смысл раскрыть понятие «сущностей», имеющихся в каждой автоматизированной системе. Любая программа оперирует сущностями и их данными. Примерами таких сущностей могут быть «Номенклатура», «Склад», «Запасы», «Остатки товарно-материальных ценностей», «Основные средства», «Сотрудник», «Производственное подразделение», «Касса», «Единица оборудования», «План продаж», «Контрагент», «Кредиторская задолженность» и т. д. Сущности могут быть связаны между собой: например, касса тесно связана с взаиморасчетами и сотрудниками, но никак не связана с производственным оборудованием (если речь идет не о системе торговой организации).

При решении о внедрении информационной системы предприятия необходимо учитывать ряд известных «аксиом» автоматизации:

• чем больше программ обслуживает одну сущность, тем хуже созданная система и тем ближе она к «зоопарку»;
• чем больше связанных между собой сущностей находятся в разных программах, тем ниже эффективность создаваемого решения;
• несвязанные сущности должны быть использованы в отдельных программах, иначе система будет слишком громоздкой.

Если попытаться визуализировать эти принципы, можно сравнить бизнес-процессы с шестеренками: если они цепляются друг за друга, то должны работать в одной программе.

В качестве иллюстрации бизнес-процессов, которые обычно автоматизируются, на рис. 1 показана «нервная система» предприятия. Даже если не пытаться проанализировать все изображенные здесь связи, можно оценить сложность схемы. Участки бизнес-процессов предприятия переплетены в очень тесный клубок, и такие же связи должны быть реализованы в автоматизированной системе. Причем взаимосвязей в системе гораздо больше, чем участков работ (прямоугольников на схеме).

Чем же руководствоваться специалистам компании при выборе стратегии автоматизации? Внедрение локальных программ оправдано, если:

• программа является специализированной, слабо связана с другими участками деятельности и фактически отключена от прочих бизнес-процессов;
• программа связана с другими участками, но решает очень срочные задачи, требующие максимальной оперативности решений. При этом нужно помнить, что существование такой программы в дальнейшем наложит серьезные ограничения на создание сквозной интегрированной системы. Ведь реализация связей между программами – это чрезвычайно трудоемкая задача, и решить ее возможно только при совпадении логики основных объектов программы. А в дальнейшем потребуется постоянная поддержка выполнения регламентов обмена, при этом добиться надежной безошибочной работы очень сложно. Подобная проблема разрешима только одним способом – путем концентрации всех данных в одной базе и программе.

При этом необходимо понимать, что даже если ИТ-специалистам компании удастся отладить надежную связь между разными программами, получать сквозную отчетность с данными одновременно из нескольких программ на практике не получится. Такую отчетность придется собирать «по крохам» вручную.

Самый неприятный момент для сторонников «зоопарка» программ — это следующее противоречие: если локальные программы, с одной стороны, прочно вросли в бизнес-процессы компании, а, с другой стороны, не позволяют создать качественную интегрированную сквозную систему, складывается ситуация, когда отказаться от всех или некоторых локальных программ уже неразумно (они образуют нервную систему предприятия и обеспечивают его жизнедеятельность), но не использовать преимущества сквозной системы также неправильно. И это противоречие неразрешимо.

Опыт одного из ведущих поставщиков смазочных материалов

Компания «Фукс Ойл», единственный российский представитель крупнейшего мирового производителя смазочных материалов, международного концерна FUCHS, в настоящее время осваивает новую систему бухгалтерского и управленческого учета. Ранее компания использовала несколько разнородных программ, решающих родственные учетные и управленческие задачи.

До начала проекта автоматизации на «Фукс-Ойл» функционировала система на базе «1С:Предприятие 7.7», но типовые возможности продукта не позволяли руководству получить максимально прозрачный доступ к сведенным воедино финансовым данным. Кроме того, возникла необходимость организации эффективного управления производством, в том числе обеспечения полной прозрачности процессов и создания единой информационной базы данных. Ранее эти задачи управлялись различными локальными решениями и настройками. А новая комплексная система должна была быть настроена в полном соответствии с особенностями производственных и бизнес-процессов предприятия.

В качестве основы создаваемой системы специалисты «Фукс Ойл» выбрали «1С: Управление производственным предприятием» на платформе «1С:Предприятие 8» – комплексное решение, охватывающее основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Для внедрения системы были приглашены специалисты компании ИТРП.

По завершении проекта руководство «Фукс Ойл» получило единое комплексное решение для ведения управленческого и бухгалтерского учета по российским и международным стандартам финансовой отчетности, полностью адаптированное к особенностям деятельности предприятия и обеспечивающее автоматизацию учета материалов, прямых и косвенных затрат, товаров и продукции; денежных средств, заработной платы. Внедрение комплексной системы позволило уйти от разнородных программных доработок и сформировать единое информационное пространство предприятия, что повысило оперативность получения информации и значимо упростило взаимодействие с поставщиками, клиентами и контрагентами.

Срок жизни «зоопарка» программ

Возникает вопрос: зачем нужна комплексная информационная система (рис. 2), когда компании нужно автоматизировать один-два конкретных участка. Ответом могут стать свойства масштабируемости, которыми должна обладать современная комплексная система. Фактически предприятие автоматизирует в комплексной системе эти два участка, а остальные функции запускает по мере необходимости.

Рассмотрим типичную ситуацию с автоматизацией учета и управления на предприятиях, ИТ-системы которых развивались эволюционно, начиная с времен появления первых доступных средств создания ИТ-инфраструктуры в конце 1990-х гг. Автоматизированная система (АС) в такой ситуации включает в себя несколько разрозненных программ и баз данных, обмен данными между которыми постепенно отлаживался силами собственного ИТ-персонала компании. Большая часть таких программ – это уникальные заказные, либо ПО собственной разработки, либо типовые решения с доработками, обычно достаточно глубокими. На сопровождение такой АС тратятся существенные силы местной команды ИТ-специалистов. Сопровождение, помимо сиюминутных доработок по пожеланиям пользователей, включает выполнение регламентов обслуживания системы, регламентов обмена, трансформации и синхронизации данных между различными базами. Бухгалтерия в такой ситуации в лучшем случае ведется с использованием типового решения фирмы «1С», и если глубокие доработки не практикуются, это приводит к стабильности системы регламентированного учета. Доработки действующего ПО при этом, как правило, не носят системного характера, поскольку направлены на удовлетворение текущих пожеланий пользователей как можно меньшими средствами.

Срок жизни таких «кусочно-локально-заплаточных» систем не бесконечен. В течение жизни системы, как правило, существует тенденция увеличения степени ее проникновения в бизнес-процессы, что сопровождается нарастанием требований со стороны руководства и пользователей к ее функциональности. Свою лепту в процесс нарастания требований вносят и постоянные изменения законодательства страны и структуры бизнеса предприятия.

Множество локальных доработок с течением времени приводят тому, что сложность ее дальнейшего обслуживания и развития растет в геометрической прогрессии. Происходит это потому, что любая программа изначально проектируется в целостном виде, с продуманной архитектурой и взаимосвязями и с определенными ограничениями и допущениями, которые носят системный характер. Такую «чистую» систему дорабатывать и развивать достаточно просто. Но в процессе ее эволюционного развития требования системности доработок выполнить сложно, так как цель этих доработок состоит в быстром и эффективном решении сиюминутных проблем. При системном решении задачи скорость и продуктивность всегда страдают, поскольку основное требование системности доработок – учет свойств всей системы в целом, а не только локального участка.

В итоге несистемные решения и доработки приводят к постепенному разрушению целостности действующего ПО. Это касается любого программного продукта, особенно тех, которые решают экономические задачи (учет, управление), независимо от качества исходной системы. Разрушение целостности работающего на предприятии ПО – это объективный процесс, который приводит к ограниченности срока жизни любой действующей системы автоматизации. По статистике, срок жизни автоматизированной системы, решающей экономические задачи, – не более 5–7 лет. Разрушение целостности системы сказывается на качестве ее функционирования и ощущается пользователями; страдает качество (согласованность, детальность), оперативность, достоверность получаемой информации. Развитие системы, добавление в нее новых функций затрудняется и сопровождается сопротивлением отдела ИТ. При этом ПО на платформе «1С:Предприятие» обладает большей степенью «живучести», так как открытость кода позволяет быстро выполнять необходимые доработки. Однако и разрушение таких систем может происходить быстро.

Опыт российского производителя технического углерода

ОАО «Нижнекамский завод технического углерода» – одно из крупнейших современных предприятий, производящих способный конкурировать с зарубежными аналогами технический углерод, важнейший компонент для изготовления резины и полиэтиленовых изделий. До внедрения системы «ИТРП:Процессное производство 8» на платформе «1С:Предприятие 8» на предприятии использовалось несколько разрозненных решений, часть из которых была создана силами специалистов собственного ИТ-отдела. Возможности используемых систем не соответствовали потребностям комплексного учета и управления с охватом всех сторон деятельности предприятия, функции систем не были включены в бизнес-процессы предприятия, а бухгалтерский учет велся вручную в электронных таблицах.

В ходе проекта внедрения в единой системе были автоматизированы управленческий и бухгалтерский учет хозяйственных операций, управление сбытом и закупками, производственный учет и расчет себестоимости, а также учет денежных средств и управление финансовыми ресурсами. По мнению руководства предприятия, автоматизированная система стала удобным инструментом контроля и оптимизации затрат по процессам производственной деятельности подразделений, позволила в установленные законодательством сроки готовить бухгалтерскую отчетность, стала источником достоверной финансовой информации.

Благодаря внедрению комплексной автоматизированной системы «ИТРП:Процессное производство 8» были достигнуты основные задачи ухода от схемы лоскутной автоматизации. Сформирована целостная система с однократным вводом информации, охватывающая все финансовые и материальные потоки предприятия. Качество предоставляемой информации, детальность, оперативность, достоверность обеспечивают управление заводом на более высоком уровне и объективно способствуют достижению основной цели проекта – повышению капитализации предприятия.

Вместо заключения

По мере увеличения срока эксплуатации лоскутной системы становится все сложнее удовлетворить нарастающие требования к «зоопарку» программ путем локальных «заплаток» и доработок. Со временем система, представляющая собой набор локальных решений, становится тормозом, а не катализатором развития бизнеса. Из-за несистемности хранения данных ценнейшая информация о состоянии предприятия и отдельных бизнес-процессов, необходимая для принятия управленческих решений, не доходит до руководства.

Выход из ситуации только один – начало нового цикла развития автоматизированной системы. Новый цикл начинается, как правило, с перехода на новое типовое ПО. Именно в этот момент появляется необходимость определиться со стратегией создания информационной системы – использовать ли несколько отдельных программ для автоматизации несвязанных друг с другом бизнес-процессов или приложить все усилия для поиска подходящей масштабируемой комплексной системы и начать ее внедрение.

[evc_social_likes]